Làm việc tính toán, thống kê số liệu trên excel chắc nịch bạn phải sử dụng đến một trong các hàm cơ bản trong excel để trả về kết quả chuẩn xác, tiết kiệm thời gian. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn tổng hợp các hàm cơ bản trong excel, tính năng và thao tác kỹ thuật sử dụng hiệu quả.
Hàm đếm và tính tổng trong excel
Các hàm cơ bản trong excel 2010 – một trong các phiên bản hiện đại của excel sẽ sử dụng hàm SUM và SUMIF để tính tổng nhanh chóng. Với hai hàm số này, bạn có thể tính tổng chỉ một điều kiện hoặc nhiều điều kiện kèm theo chỉ với một thao tác thiết lập, không phải tính toán và nhập số liệu thủ công, dễ dàng quản lý dữ liệu khổng lồ.
Công thức của SUM dễ nhớ so với việc ghi nhớ các hàm cơ bản trong excel. Bạn chỉ cần nhập cú pháp SUM(number1,[number2],…) , hàm số có thể tham chiếu ô hoặc vùng dữ liệu để trả về kết quả tính tổng.
Khác với SUM dùng để cộng các ô trong một phạm vi xác nhận thỏa mãn một điều kiện nhất định thì SUMIF cho phép bạn tham chiếu nhiều tiêu chuẩn để tính tổng. Công thức của hàm SUMIF như sau:
SUMIF(range, criteria, [sum_range]) SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Ở hàm SUMIF, bạn cần nhớ quy ước các thành phần công thức là:
Sum_range: các ô tổng hợp nếu điều kiện được thỏa mãn.
Range / criteria_range – phạm vi của các ô được nhận xét bởi các tiêu chuẩn để tính tổng.
criteria – điều kiện cần để tính tổng.
Ví dụ bạn có một bảng tập hợp màu sắc, bạn cần tính ô dựa trên tiêu chuẩn màu sắc có tên là “green”. Bạn sẽ nhập công thức hàm SUMIF như sau:
=SUMIF(A1:A5, “green”, B1:B5)
Các hàm cơ bản trong excel thường dùng để đếm đó là COUNT, COUNTIF, COUNTA… Rất nhiều lựa chọn để bạn có thể đếm theo theo nhiều tiêu chuẩn, điều kiện khác nhau. Công thức của các hàm đếm bạn có thể vận dụng trong excel như sau:
COUNT(value1, [value2], …). Hàm COUNT sẽ trả về số lượng các giá trị số (số và ngày) trong danh sách các đối số.
COUNTIF(range, criteria). Hàm COUNTIF sẽ tính số ô trong phạm vi thỏa mãn nhiều tiêu chuẩn.
COUNTA(value1, [value2], …) dùng để đếm các ô excel có chứa bất kỳ giá trị nào bao gồm các giá trị lỗi, các chuỗi văn bản rỗng (“”) được trả về bởi các công thức khác.
COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…) dùng để đếm các ô giải quyết được toàn bộ các tiêu chuẩn được chỉ định.
COUNTBLANK(range) dùng để đếm số ô có giá trị trống trong một phạm vi xác nhận. Ô có chuỗi văn bản trống (“”) được tính là các ô trống.
Nội dung sẽ mang ra ví dụ về hàm COUNTIFS trong các hàm cơ bản trong excel để đếm với nhiều điều kiện. Dựa trên bảng số liệu màu sắc, bạn sẽ đếm các ô dựa trên tiêu chuẩn là green và to hơn 9. Bạn cần nhập công thức COUNTIFS như dưới đây:
COUNTIFS (A1:A5, “green”, B1:B5, “>9”)
Hàm tra cứu, tìm giá trị trên excel
Trong các hàm cơ bản trong excel, VLOOKUP được sử dụng thông dụng để tìm kiếm giá trị theo cột. Công thức của hàm VLOOKUP như sau:
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong số đó:
Lookup_value – giá trị cần tìm kiếm có thể là một chuỗi, tham chiếu ở bảng chính
table_array: bảng tham chiếu gồm hai hay nhiều cột dữ liệu chứa giá tìm kiếm
Col_index_num – số cột để kéo dữ liệu.
Range_lookup: giá trị logic để hàm VLOOKUP xác nhận tìm kiếm là hoàn toàn chuẩn xác (FALSE) hay chỉ tương đối chuẩn xác (TRUE hoặc bỏ qua).
Ở ví dụ trên, bạn đã ứng dụng hàm VLOOKUP để tìm ID (104) trong cột thuộc dải $E$4:$G$7, yêu cầu trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 nên đối số thứ 3 được chỉ định là 3. Đặt FALSE là đối số thứ 4 để trả lại kết quả chuẩn xác hoặc lỗi #N/A nếu không tìm thấy.
Hàm logic trong excel
Các hàm cơ bản trong excel trổ tài tính logic thường được dùng có thể kể đến là hàm AND, OR, IF, NOT…
AND: Trả về kết quả đúng nếu toàn bộ đối số được nhận xét đúng. Ví dụ khi nhập công thức của hàm AND là =AND(A2vàgt;=10, B2vàlt;5) thì hàm AND sẽ trả về kết quả TRUE nếu giá trị thuộc ô A2 to hơn hoặc bằng 10, đồng thời B2 phải nhỏ hơn 5. Nếu không thỏa mãn hai điều kiện này thì AND trả về kết quả FALSE.
NOT: Trả về kết quả ngược với đối số. Ví dụ khi ứng dụng hàm NOT bằng cách nhập =OR(A2vàgt;=10, B2vàlt;5). Công thức được hiểu sẽ trả về kết quả TRUE nếu giá trị trong ô A2 to hơn hoặc bằng 10 hoặc giá trị ở B2 nhỏ hơn 5. Tức là TRUE chỉ cần 1 điều kiện thỏa mãn, nếu không có giá trị nào thỏa mãn hai điều kiện công thức sẽ trả về kết quả FALSE.
XOR: Trả về kết quả đúng nếu có chỉ một trong hai. Ví dụ ứng dụng XOR trong công thức nhập =XOR(A2vàgt;=10, B2vàlt;5). Nếu giá trị trong ô A2 to hơn hoặc bằng 10, hoặc giá trị ở ô B2 nhỏ hơn 5 thì công thức sẽ trả về kết quả TRUE. Nếu toàn bộ các giá trị đều thỏa mãn hoặc không thỏa mãn toàn bộ điều kiện thì hàm XOR trả về kết quả FALSE.
OR: Trả về đúng nếu bất kì đối số nào được nhận xét đúng. Tương tự như các hàm cơ bản trong excel có tính logic, khi nhập công thức ứng dụng hàm OR sẽ trả về kết quả TRUE hoặc FALSE. Ví dụ với công thức =NOT(A2vàgt;=10). Hàm OR sẽ trả về kết quả TRUE nếu giá trị trong A2 không to hơn hoặc bằng 10, trái lại trả về kết quả FALES.
Trên đây là các hàm cơ bản trong excel thường gặp để xử lý số liệu. Hi vọng các bạn sẽ lựa chọn và sử dụng thích hợp với mục đích thống kê, tìm kiếm số liệu, tăng hiệu quả, năng suất làm việc với excel.
Nhận xét
