Học excel cơ bản 2010 những điểm mới của PM này

Thể loại Học excel cơ bản 2010 sẽ giúp bạn hiểu rõ các nội dung cơ bản về PM Microsoft Excel 2010, và trong nội dung này, Uy sẽ chia sẻ với bạn nhưng điểm mới khá thú vị mà PM này mang lại cho người tiêu dùng.

1. Tính năng hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View)

     Giao diện Ribbon của PM Microsoft Office 2010 xuất hiện trong toàn bộ các ứng dụng của bộ Office 2010 do tập đoàn Microsoft sản xuất.

     Truy cập vào công cụ hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View) qua phím Office (ở góc trên bên trái của màn hình Excel 2010), nó trợ giúp sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn.

Theo thiết kế của Microsoft thì công cụ hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View) chứa nhiều lệnh như cho phép sửa file excel, lưu file excel, mở file excel, đóng file excel, chia sẻ file bảng tính…

 2. Phân phối đối tượng đồ họa tương tác trực quan Slicers

     Đối tượng đồ họa tương tác trực quan Slicers được biết tới như một trong những tính năng cực mê hoặc mà chỉ từ phiên bản Excel 2010 trở lên mới trợ giúp, nó giúp bạn giải thích vấn đề một cách trực quan thông qua việc phân tích và trổ tài dữ liệu dưới dạng đối tượng đồ họa trực quan, qua đó giúp bạn và sếp của bạn dễ dàng hình dung được kết quả của việc phân tích dữ  liệu, từ đó có các kế hoạch thích hợp để tăng trưởng hiệu quả công việc.

     Với Slicers, bạn có thể sử dụng nó để lọc thông qua tập dữ liệu mà bạn tổ chức từ các sheet khác hoặc từ chính các bảng động dạng pivot table, từ đó bạn nhanh chóng tìm thấy kết quả là những thông tin có liên quan tới điều kiện sàng lọc đó. Đặc biệt trong trường hợp dữ liệu của bảng động Pivot Table thay đổi, thì kết quả sàng lọc từ đối tượng Slicer cũng sẽ được tự động được thay đổi theo. Tính năng này sẽ được trình bày cụ thể trong các nội dung sau này trong thể loại Học excel cơ bản 2010, bạn hãy thường xuyên theo dõi để không bỏ lỡ tri thức trọng yếu và thú vị này.

3. Đối tượng bảng động PivotTables và biểu đồ động PivotCharts có tính năng giải trình trực quan

     Ở phiên bản Microsoft Excel 2010 thì các đối tượng giải trình động như PivotTables và PivotCharts được thực hiện một cách dễ dàng thông qua giao diện hầu hết hoàn toàn mới trực quan hơn.

     Toàn bộ những thay đổi mới về tính năng đặt lọc dữ liệu được phân phối cho đối tượng đồ thị động PivotCharts. Khi tạo một biểu đồ động PivotChart từ các bảng dữ liệu động PivotTables, bạn sẽ dễ dàng phân tích được vấn đề qua việc nội dung dữ liệu được trổ tài trên biểu đồ thông qua việc sử dụng các loại biểu đồ thích hợp.

     Trong quá trình thiết kế, bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn vận dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, đây chính là tính năng bổ sung nâng cấp theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đó.

     Đối tượng bảng động PivotTables và biểu đồ động PivotCharts sẽ được đề cập trong các bài tập tạo giải trình động từ cơ bản đến nâng cao mà thể loại Học excel cơ bản 2010 sẽ trổ tài trong những nội dung tiếp theo, bạn nhớ đón đọc nhé!

4. Tính năng hiển thị biểu đồ theo xu hướng Sparkline 

     Hầu hết các phiên bản Excel luôn có các kiểu đối tượng đồ thị và biểu đồ rất phong phú, đặc biệt ở các phiên bản mới, các đối tượng này chuyên dùng để mô tả dữ liệu và xu hướng của vấn đề dựa vào dữ liệu đó.

     Trong Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới đó chính là tính năng hiển thị biểu đồ theo xu hướng Sparkline. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ hay một dòng nhận định xu hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.

     Tính năng hiển thị biểu đồ theo xu hướng Sparkline sẽ rất hữu ích cho các hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh, hiệu quả các chiến dịch thư điện tử quảng cáo, facebook quảng cáo, hiệu quả của các chương trình bán hàng…

5. Tính năng Định dạng dữ liệu có điều kiện

     Tính năng Định dạng dữ liệu có điều kiện conditional format là tính năng mới chứa nhiề kiểu định dạng và các biểu tượng icons và khả năng tô sáng để biểu thị những mục được chỉ định như làm rõ giá trị lớn nhất, nhỏ nhất… chỉ với vài thao tác chuột.

     Tính năng Định dạng dữ liệu có điều kiện conditional format có thể được coi là tính năng rất hay trong phiên bản Excel 2010 này. Nếu có một bảng với nhiều dữ liệu khác nhau, thông thường để nhận xét dữ liệu, tất cả chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tri thức nâng cao về tính năng này cũng sẽ được trổ tài trong một vài nội dung trọng yếu của thể loại Học excel cơ bản 2010, bạn hãy lưu ý để đón nhận.

     Tuy nhiên, khi sử dụng tính năng này, bạn không cần phải dùng bất kỳ hàm excel nào, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể nhận xét đúng đắn dữ liệu qua cách làm nổi trội các ô thỏa mãn điều kiện nào đó. Thực hiện định đạng dữ liệu có điều kiện bằng cách chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần nhận xét, sau đó kích chuột vào nút Conditional Formatting trên thanh công cụ, khi đó một thực đơn xổ ra với các tùy chọn:

Kiểu nhận xét sàng lọc

Kiểu nhận xét này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đó. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi trội lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính:

– Highlight Cells Rules: làm nổi trội các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than… (to hơn), Less Than… (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).

Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi trội, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi trội cho ô thích hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.

– Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị to hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn nhận xét theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, ví dụ như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%… là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.

Kiểu nhận xét hiển thị mức độ

– Data Bars: bạn bấm chọn kiểu nhận xét này, chọn một màu ưng ý trong thực đơn xuất hiện. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu nhận xét mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận thấy sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, trái lại là những ô giá trị thấp.

– Color Scales: kiểu nhận xét này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong thực đơn xuất hiện và sẽ thấy chương trình vận dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.

– Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính.

     Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng.

     Bạn có thể định lại quy luật nhận xét này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets.

     Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật nhận xét khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất chúng ta nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã phân phối rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).

     Tóm lại nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép tất cả chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và ưa nhìn. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng nhận xét, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và mới lạ. Chắc rằng khi sử dụng tính năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.

6. Tính năng chia sẻ file bảng tính excel Share Workbook

     Trong phiên bản Microsoft Excel 2010 này có tích hợp tính năng chia sẻ file bảng tính excel thông qua ứng dụng tích hợp kèm  theo excel 2010 có tên SharePoint, đây là ứng dụng cho phép phân phối các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.

@Ps2: Hãy theo dõi Nội dung “Excel dành cho chuyên viên tiền lương C&B” để tiếp cận thêm những thông tin có ích vè Excel được vận dụng trong ngành nghề tiền lương, đặc biệt nếu bạn muốn trở thành một chuyên viên về Candamp;B – Một vị trí trọng yếu trong tổ chức.

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel dành cho người đi làm” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!