Tổng Hợp

Hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công trên trang Excel

So với hoạt động của các doanh nghiệp thì sự hiện diện của một bảng chấm công là điều không thể thiết. Tuy nhiên, khá nhiều người không hiểu rằng cách làm bảng chấm công hoàn chỉnh nhất. Nếu bảng chấm công không được làm đầy đủ thì sẽ khiến cho công việc quản lý nhân viên xảy ra những thiếu sót không đáng có. Sau đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản và hiệu quả,

Xác nhận rõ ràng về mô hình của bảng chấm công

Trước khi tìm hiểu về cách làm bảng chấm công trong excel, điều trước nhất chúng ta nên làm là tưởng tượng về bảng chấm công của mình bao gồm những yếu tố nào. Ví dụ những thành phần trong một bảng chấm công phải có bao gồm: số lượng các sheet, nội dung của bảng chấm công, phương thức hoạt động của bảng chấm công, …

Khi đã định hình được câu trả lời cho thắc mắc này thì bạn sẽ rất dễ dàng thực hiện theo cách làm bảng chấm công excel mà chúng tôi hướng dẫn ở dưới đây.

Cách làm bảng chấm công theo mô hình thông dụng nhất

  • File chấm công bao gồm 13 sheet, mỗi sheet sẽ tương ứng với 1 tháng (có toàn bộ 12 tháng) và sheet còn lại sẽ là danh sách của nhân viên trong phòng ban.
  • Ký hiệu chấm công của mỗi người sẽ khác nhau và được đồng nhất trong suốt 12 tháng chấm công.
  • Bảng chấm công cần ghi rõ và đầy đủ thứ, ngày ở trong tháng. Riêng với hai ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật sẽ được đổi sang màu sắc khác.
  • Mỗi ngày đều sẽ tự tính công cho nhân viên. Vào cuối tháng sẽ tính tổng số công của mỗi nhân viên trong tháng đó.
  • Tên nhân viên được điền ở trong bảng chấm công sẽ được lấy ra từ danh sách nhân viên của doanh nghiệp.
  • Có thể thực hiện link giữa các tháng với nhau để dễ dàng thao tác hơn.
Xem thêm :  Test IQ Online Chuẩn Quốc Tế [2021]

Cách tạo bảng chấm công trong excel

Sau khoảng thời gian bạn đã xác nhận được bảng chấm công của mình sẽ được hoàn thiện như vậy nào, vậy thì sau đây sẽ là cách làm bảng chấm công nhân viên một cách cụ thể:

Bố cục của các sheet

Trước nhất bạn cần vẽ đầy đủ mô hình của 13 sheet trong trang tính excel. Tuy nhiên lúc đầu bạn chỉ cần thực hiện với mô hình 2 sheet dưới đây:

  • Sheet 1: Danh sách nhân viên trong doanh nghiệp
  • Sheet 2: Sheet chấm công cho tháng trước nhất. Sau đó chỉ cần sao chép bảng chấm công cho sheet này cho các tháng sau và đổi tên tháng là được.

Sheet nhân viên: Trong sheet này, nội dung đa phần mà bạn cần làm là họ tên và mã nhân viên của từng người. Mỗi người sẽ có một mã nhân viên tương ứng để tránh trường hợp trùng tên.

Ngoài ra, trong sheet danh sách nhân viên cũng phải có những thông tin cá nhân của nhân viên như: ngày sinh, quê quán, số CMND, ngày khởi đầu làm việc, …

Lưu ý: Bạn cần chừa ra khoảng từ 2 đến 3 dòng ở trên cùng của sheet để tạo link giữa các sheet với nhau. Ở phía bên trái của bảng nhân viên nên để dư ra một cột dự trữ cho trường hợp cần bổ sung thêm nội dung nào đó.

Cách làm bảng chấm công trên excel

Với những hướng dẫn cách lập bảng chấm công khá đơn giả được thực hiện như sau:

Xem thêm :  Trình bày về Trường phái hội họa Ấn tượng, Hậu ấn tượng

Lập khung cho bảng chấm công: trong đó có các nội dung: Tiêu đề (tháng, phòng ban, tổng tổng ngày công trong tháng, …). Ở các cột sẽ đề những nội dung như: mã số nhân viên, họ tên, các ngày trong tháng (số lượng ngày trong một tháng), 4 hoặc 5 cột quy ra công và 1 cột để ghi chú.

Tạo ngày tháng ở trong bảng chấm công:

Bạn cần phải xác nhận được năm sử dụng bảng chấm công này. Ví dụ năm 2014 ở D1.

Tiếp đó, xác nhận tháng sử dụng để chấm công bằng cách sử dụng hàm: =date($D$1;1;1). Hàm Date được dùng để xác nhận giá trị ngày tháng dựa theo giá trị

Đặt ký hiệu chấm công cho từng nhân viên:

Bạn tiến hành lựa chọn một số ký hiệu chấm công tương ứng với từng người:

  • Ngày công tính trên thực tiễn (Đi làm đầy đủ với số ngày công)
  • Nửa ngày công (tính làm nửa ngày hoặc nửa ca)
  • Ngày nghỉ được hưởng nguyên lương (Đi họp, ngày phép, công tác, …)
  • Ngày nghỉ không tính lương

Hàm công thức được dùng để tạo bảng chấm công trong excel:

Để tính công thực tiễn cho nhân viên, ta sử dụng hàm: =COUNTIF($E11:$A11;$G$34)

  • Hàm Countif được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá.

Tương tự ở những cột khác ta sẽ đặt những công thức lần lượt như:

  • Nửa ngày công: =COUNTIF($E11:$A11;$G$35)
  • Nghỉ tính lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$36)
  • Nghỉ không có lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$37)
  • Ốm đau hoặc thai sản: =COUNTIF($E11:$A11;$G$38)
Xem thêm :  1️⃣ Cách nấu lẩu chao chay ngon với khoai môn, nấm, sữa đậu nành

Tổng số ngày tính công sẽ được tính dựa trên yêu cầu tính công của từng nhà cung cấp. Ví dụ như: Tổng số ngày công = Ngày công trên thực tiễn + Nửa ngày chấm công x 0.5 + Nghỉ hưởng lương + Ốm đau, thai sản.

Sau khoảng thời gian đã đặt xong công thức cho 1 nhân viên, ta sẽ tiến hành sao chép công thức này cho những nhân viên khác có trong danh sách.

Trên đây là hướng dẫn của Vương Quốc Đồ Ngủ về cách làm bảng chấm công cơ bản và đơn giản nhất. Sẽ còn có những bảng chấm công với nội dung và cách thực hiện phức tạp hơn bạn có thể tìm hiểu thêm ở những nội dung sau. Kì vọng bạn có thể tự mình thực hiện một bảng chấm công dựa vào những hướng dẫn được nêu ở trên.

 

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button