Phần lớn các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức hiện tại đều yêu cầu nhân viên thực hiện giải trình công việc. Tùy thuộc dấu hiệu của từng nhà cung cấp, theo công việc cụ thể mà giải trình có thể được thực hiện theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc theo một giai đoạn nhất định. Và ở trong nội dung nội dung này, Luật Hoàng Phi sẽ giúp Quý vị hiểu hơn về giải trình công việc và phân phối một số mẫu báo cáo công việc hàng tuần.
Giải trình công việc là gì?
Giải trình công việc là bản tóm tắt toàn bộ những gì mà nhân viên đã làm được trong khoảng thời gian có thể là một ngày, một tuần hoặc một tháng và ý nghĩa so với công việc, dự án chung, bản giải trình công việc còn cho thấy các thành viên trong nhóm đã hợp tác với nhau như vậy nào để hoàn thiện những mục tiêu đã được đề ra.
Giải trình công việc là phương thức để nhà quản lý có thể giám sát được tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên, thông qua giải trình công việc, người quản lý có thể mang ra nhận xét đúng đắn cho nhân viên của mình.
Các mẫu giải trình công việc đều giúp người làm giải trình nhìn lại được những việc mình đã làm cùng với những kết quả đạt được xem còn gì thiếu sót hay không và còn giúp cho những nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, qua đó có thể có những plan, phương hướng điều chỉnh hợp lý. Dưới đây, là những lưu ý khi viết giải trình công việc:
+ Nội dung giải trình: Xác nhận mục đích đúng đắn là bước trọng yếu và quyết định giải trình có đúng chuẩn và có nội dung thích hợp hay không. Mỗi bản giải trình sẽ có những mục đích khác nhau nên quý vị cần phải xác nhận lập giải trình để làm gì và từ đó tránh những sai lầm.
+ Lập đề cương giải trình công việc: Việc lập đề cương sẽ giúp cho quý vị xác nhận được những hạng mục thiết yếu và tránh thiếu sót những thông tin trọng yếu.
+ Nhận xét hiệu suất công việc: Đây là điều thiết yếu sau khoảng thời gian đã liệt kê những công việc đã làm được để có thể mang ra những phương hướng khắc phục, điều chỉnh kịp thời.
+ Đề xuất những phương án khắc phục, phương hướng phát triển mới: Dù là công việc được hoàn thiện đúng tiến độ và đạt được kết quả nhưng quý vị vẫn cần mang ra những phương hướng, plan phát triển mới để trổ tài trí não trách nhiệm với công việc.
Quy định báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng như vậy nào?
Pháp luật hiện tại không có quy định nào liên quan đến viết giải trình công việc, việc thực hiện giải trình dịch vụ này sẽ do từng đơn vị, doanh nghiệp có yêu cầu hay không. Giải trình công việc sẽ có những cấu trúc riêng tùy thuộc vào từng loại công việc và điều trọng yếu ở đây là giải trình phải trổ tài được những thông tin chính mà người đọc cần phải biết.
Viết giải trình công việc không hề đơn giản, quý vị khi thực hiện viết giải trình cần lưu ý những vấn đề sau đây:
Thứ nhất: Người nhận giải trình là ai?
Đây là phần trọng yếu, bởi nếu thông tin người nhận không đúng đắn sẽ khiến người đọc cảm thấy không được tôn trọng hoặc người viết không có những hiểu biết đơn giản về nhà cung cấp mình đang làm việc. Bởi bản giải trình công việc có những khi sẽ không phải chỉ gửi cho cấp trên trực tiếp mà còn gửi cho các phòng ban khác. Chính vì thế, việc xác nhận thông tin những ai là người sẽ đọc giải trình để chọn được thông tin thích hợp nhất.
Thứ hai: Thu thập thông tin
Thông tin trong mẫu giải trình công việc là trọng yếu nhất. Vì vậy, quý vị hãy dành nhiều thời gian cho việc thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu… thiết yếu cho bản giải trình. Đây là phần trọng tâm của bản giải trình vì thế cần phải được diễn giải một cách cụ thể, dễ hiểu cũng như sắp xếp logic, thông tin hợp lý để người đọc giải trình có thể dễ dàng hiểu được.
Thứ ba: Trình bày giải trình
So với mọi bản giải trình, mọi công việc thì giải trình công việc cũng nên có những nội dung chính như sau:
+ Tiêu đề giải trình
+ Tóm tắt, sơ lược dự án
+ Giới thiệu: Nguyên nhân viết bản giải trình công việc, nền tảng và cách thu thập thông tin.
+ Nội dung chính của giải trình: Trình bày thông tin thu thập được và chia thành các mục nhỏ để khoa học và dễ nhìn, dễ hiểu hơn.
+ Tổng kết, đề xuất
Thứ tư: Xác minh lại bản mẫu báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng trước khi gửi
Xác minh lại bản giải trình có thể là xác minh lại nội dung xem đã thích hợp hay chưa, bố cục bản giải trình có dễ hiểu, dễ nắm bắt ý chính hay không hoặc là ngôn ngữ sử dụng trong bản giải trình có rõ ràng, mạch lạc, thuật ngữ trong nghề đã sử dụng đúng hay chưa. Ngoài ra, nếu nhà cung cấp đang công tác có quy định riêng về mẫu giải trình công việc thì quý vị cần phải chỉnh sửa cho thích hợp với yêu cầu.
Nội dung giải trình công việc gồm những gì?
Trên thực tiễn, các mẫu giải trình công việc dù là giải trình theo ngày, theo tuần, theo tháng đều có những bố cục tương đương nhau, các bản giải trình có thể được lập từ PM world hoặc PM excel nhưng chỉ cần nêu rõ về nội dung để người xem dễ hiểu.
Nội dung của giải trình dịch vụ sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:
– Tên doanh nghiệp, tổ chức mà cá nhân đang làm việc.
– Tên nhân viên thực hiện giải trình, chức vụ, phòng ban công tác.
– Vị trí, thời gian thực hiện viết giải trình.
– Nội dung các công việc đã được xử lý.
– Nội dung các công việc còn tồn đọng.
– Kết quả thực hiện công việc
– Ý kiến, thắc mắc, phản hồi.
Nội dung chính của giải trình thực hiện công việc phụ thuộc vào đặc trưng của công việc cũng như theo loại giải trình. Các giải trình công việc theo ngày, theo tuần, theo tháng có thể sẽ có thêm những nội dung khác nhau như là tên dự án, giai đoạn thực hiện dự án, công việc trọng yếu, nhận ý kiến chủ quan…
Khi quý vị soạn mẫu giải trình công việc cần phải cảnh giác và xem xét một cách cụ thể, bởi thông qua đó, nhà quản lý sẽ nhận xét năng lực, tính chuyên nghiệp và sự nghiêm túc của bạn với công việc. Và sau đây, chúng tôi sẽ mang ra những lỗi sai thường gặp để quý vị có thể tránh gặp phải.
Một là: Lỗi sai chính tả
Lỗi này tưởng chừng là đơn giản nhưng lại có rất nhiều người mắc phải khi viết giải trình công việc nói riêng và thực hiện soạn thảo các văn bản, giấy tờ khác nói chung. Qua việc sai chính tả, người đọc sẽ nhận xét bạn cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp trong công việc.
Hai là: Lỗi định dạng bản mềm
Người đọc có trách nhiệm giải trình và sẽ có những nhận xét trước tiên thông qua cách trình bày chứ không phải là nội dung của bản giải trình. Nếu giải trình có những bảng biểu, sơ đồ thì cần phải đặc biệt Note đến định dạng. Để đồng nhất trong bản giải trình công việc nên được sử dụng một kiểu chữ, tạo ra sự khác biệt giữa các tiêu đề và nội dung, giãn cách dòng, đánh số mục lục, viết hoa chữ cái đầu dòng…
Ba là: Có quá nhiều hoặc quá ít thông tin
Những giải trình thiếu đúng đắn, mô tả công việc không có thực hoặc không đúng sẽ gây tác động lớn đến việc chi ngân sách, trả lương cho nhân viên… Bản giải trình cần phải có đủ các thông tin theo yêu cầu của công việc, tránh việc sử dụng bảng biểu, sơ đồ để lấp đầy những chỗ trống không cần thiết
Mẫu giải trình công việc 2021 tiên tiến nhất
Hiện tại, mẫu giải trình công việc không có một mẫu chung nào cả. Giải trình công việc có thể sẽ có mẫu do từng đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp quy định riêng nhưng nhìn chung vẫn có những nội dung:
– Tên doanh nghiệp, đơn vị công tác và có thể có thêm quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Tên giải trình: giải trình công việc theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm…
– Tên người nhận, phòng ban nhận giải trình
– Tên, chức vụ, phòng ban của người làm giải trình
– Nội dung công việc
– Kết quả đạt được
– Nhận xét của người phụ trách
– Chữ ký của người giải trình công việc.
Mẫu giải trình công việc hàng ngày bằng excel
Mẫu giải trình công việc có thể được thực hiện bằng world hoặc là PM excel. So với những công việc có liên quan đến nhiều số liệu, khối lượng công việc trong ngày không quá lớn thì quý vị nên lựa chọn excel để có thể chia thành nhiều hàng cột, dễ dàng để người đọc có thể hiểu được nội dung công việc cũng như là kết quả đạt được.
Mẫu giải trình công việc cuối năm
Cuối năm là thời điểm kết thúc, nhìn nhận lại nhiều vấn đề: doanh nghiệp tổng kết một năm làm việc, thuế cuối năm, cá nhân nhìn nhận lại một năm làm việc… nhằm nhận xét kết quả thực hiện công việc trong năm để từ đó có có những phương án đề xuất đóng góp cho sự phát triển của năm sau đó.
Quý vị có thể tham khảo mẫu giải trình công việc cuối năm như sau:
CÔNG TY……..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————
………, ngày ….tháng …..năm …
BÁO CÁO CÔNG VIỆC
CỦA CÁ NHÂN NĂM ……….
Họ và tên:…………………………………………………………………………………………………….
Phòng/ban:…………………………………………………………………………………………………….
Nhiệm vụ được giao: ……………………………………………………………………………………………………………………
Tình hình thực hiện công việc của tôi trong năm …………………………………….. như sau:
1. Tự nhận xét thái độ so với công việc, mối quan hệ với đồng nghiệp, với cấp trên:
…………………………………………………………………………………………………………………….
2. Tự nhận xét mức độ hoàn thiện nhiệm vụ được giao: (Nêu rõ những việc đã làm được, những việc chưa làm được):
……………………………………………………………………………………………………………………
3. Nêu rõ sáng tạo nâng cấp, những ý kiến đóng góp có giá trị:
…………………………………………………………………………………………………………………..
4. Đề xuất muốn của bản thân:
…………………………………………………………………………………………………………………….
Ý kiến đóng góp của Trưởng phòng
Người giải trình
Mẫu giải trình công việc hàng tuần
CÔNG TY……..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————
……, ngày ….tháng …..năm …
BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
TUẦN …..
Họ và tên: …………………………………………………
Phòng ban công tác: …………………………………………
TT
Tên công việc
Thời gian làm việc
Kết quả đạt được
Chưa làm được
Hướng khắc phục
1
2
3
4
NGƯỜI BÁO CÁO
Mẫu giải trình công việc hàng tuần bằng tiếng Anh
So với những doanh nghiệp nước ngoài, việc đảm bảo công việc luôn được đặt lên hàng đầu, chất lượng và thời gian thực hiện công việc rất trọng yếu. Khác với những doanh nghiệp trong nước, những cá nhân làm việc ở các doanh nghiệp nước ngoài có cấp trên là người nước ngoài sẽ phải thực hiện giải trình công việc bằng tiếng Anh.
Trên đây là nội dung mẫu giải trình công việc của Vương Quốc Đồ Ngủ chia sẻ, cảm ơn các bạn đã quan tâm theo dõi nội dung của chúng tôi.
