Hiện tại, một số anh chị doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập vẫn đang lựa chọn Excel là công cụ để lập Giải trình Tài chính (BCTC). Vậy những ưu nhược điểm khi doanh nghiệp duy trì phương thức lập BCTC trên excel và cách lập giải trình tài chính trên excel theo Thông tư 133, Thông tư 200 và Quyết định 48 năm 2020 tiên tiến nhất sẽ như vậy nào?
Table of Contents
1. Ưu thế khi lập Giải trình tài chính trên Excel
Lập giải trình tài chính trên Excel mang lại một số lợi nhuận thiết thực cho các doanh nghiệp như:
- Kiểm tra, thống kê dữ liệu rõ ràng
Với mỗi bảng tính excel được phân tách, trình bày theo dạng bảng giúp việc tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan, hiệu quả. Người dùng sử dụng các hàm có sẵn trên excel để thiết lập các công thức tính, giúp việc tính toán trở nên đơn giản, chuẩn xác hơn.
- Các cột dữ liệu được thêm bớt linh hoạt
Trong quá trình lập giải trình tài chính, kế toán có thể linh hoạt thêm bớt những cột dữ liệu, sắp xếp dữ liệu theo các trường khác nhau sao cho cá nhân kế toán thấy dễ dàng nhất, đạt hiệu quả nhiều nhất.
- Dễ setup và sử dụng miễn phí
Excel là một trong những software được sử dụng rộng rãi trong quản lý kho bởi việc setup đơn giản và được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Chính vì vậy, để tiết kiệm ngân sách thì nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện tại vẫn đang lựa chọn Excel.
Để anh chị dễ hình dung về phương thức thực hiện, MISA có tổng hợp Mẫu Giải trình tài chính theo TT 133 nhằm trợ giúp anh chị kế toán dễ dàng thực hiện việc lập giải trình tài chính trên excel, anh chị quan tâm có thể tải tại đây:
TẢI TÀI LIỆU BCTC TRÊN EXCEL THEO TT 133
2. Lợi bất cập hại khi lập Giải trình tài chính trên Excel
Lựa chọn lập Giải trình tài chính trên Excel giờ đây không còn là lựa chọn tốt với nhiều kế toán. Nhiều kế toán hiện tại đã thay thế phương thức lập giải trình tài chính trên Excel bằng cách lập Giải trình tài chính bằng software. Việc lập giải trình tài chính trên excel khiến công việc của kế toán trở lên chậm rì rì, tốn nhiều thời gian và nhiều công sức hơn gấp nhiều lần so với dùng software, do:
- Tốn quá nhiều thời gian nhập liệu, xác minh sổ sách, chứng từ
Khi thực hiện Giải trình tài chính, kế toán cần phải chuẩn bị rất nhiều số liệu, xác minh lại nhiều chứng từ sổ sách. Số lượng nhiều và khi thực hiện rà soát bằng excel rất dễ xảy ra sai sót, phần đa các sai sót đến từ việc đặt hàm, đến từ việc dữ liệu đầu vào không khớp, đến từ cá nhân kế toán… những lỗi này khiến kế toán tốn nhiều thời gian để tra soát, sửa chữa.
- Ngồi hàng giờ tìm kiếm chênh lệch, sai sót không rõ vì sao và từ đâu
Trong thời gian làm Quyết toán số liệu của kế toán là trọng yếu nhất, việc sai lệnh hoặc không xác minh số liệu ngay từ đầu khiến kế toán mất thời gian cho các công việc sau liên quan đến tổng hợp, lên giải trình. Với excel, kế toán thường thực hiện link từ sheet này sang sheet khác, việc link này cũng tạo ra rủi ro trong quá trình lên giải trình khi một lỗi sai có thể tác động đến nhiều phần khác nhau.
Với các doanh nghiệp có số liệu ít và không phát sinh giao dịch nhiều thì điều này có thể mất khoảng nửa ngày để thực hiện xong việc xác minh số liệu nhưng với các doanh nghiệp tầm trung và các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch lớn thì thời gian ngồi đối soát của kế toán thường mất 3-4 ngày thậm chí là hàng tuần.
- Dành quá nhiều thời gian tạo lập, chỉnh sửa mẫu giải trình tài chính
Sau thời điểm lập các file excel, kế toán phải thực hiện thêm 1 bước nữa đó là tạo lập và chỉnh sửa mẫu giải trình tài chính do Excel không có tính năng tự động update vào file giải trình nên giai đoạn này kế toán sẽ phải thực hiện thủ công.
- Căng thẳng lớn từ hạn nộp giải trình của doanh nghiệp, partner, khách hàng và đơn vị Quản lý Nhà nước.
Trong quá trình thực hiện giải trình kế toán thường mất thời gian để tìm kiếm những văn bản pháp luật do nhiều văn bản quy định từ năm trước không còn hiệu lực, việc vận dụng sai thông tư nghị định sẽ khiến kế toán gặp khó khi bị đơn vị thuế xác minh.
Ngoài ra, cơ chế bảo mật của Excel cũng là nhược điểm lớn, kế toán dễ mất dữ liệu khi sao lưu dữ liệu, mất thời gian tạo lập lại từ đầu khi dữ liệu bị mất.
THAY ĐỔI NGAY phương thức làm việc cũ, thực hiện chuyển hóa lên phương thức mới giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức hơn khi nào hết!!!
| Xem thêm: 2021 rồi, đừng làm kế toán chỉ bằng Excel nữa!
PM kế toán MISA SME.NET thỏa mãn đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính – kế toán theo đúng thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC, giúp doanh nghiệp quản lý tình hình kinh doanh, thu nhập, ngân sách, lãi lỗ, công nợ hiệu quả hơn.
Hơn 170.000 doanh nghiệp đang sử dụng phương án software kế toán MISA SME để tự động lập giải trình tài chính, tiết kiệm 80% thời gian, công sức khi làm kế toán. Đăng ký nhận tư vấn, dùng thử miễn phí software:
3. Giải trình tài chính của doanh nghiệp theo TT 200
Với toàn bộ các doanh nghiệp, hồ sơ Quyết toán thuế và lập BCTC đều gồm: Bảng Cân đối kế toán, Giải trình kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh BCTC, Bảng Cân đối tài khoản, Giải trình Lưu chuyển tiền tệ. Dưới đây, MISA sẽ tổng hợp đầy đủ từng phần liên quan đến hồ sơ, trợ giúp anh chị cụ thể để lập giải trình tài chính trên excel một cách đơn giản và dễ dàng làm theo.
3.1. Bảng Cân đối kế toán
Lập tương tự như Cân dối phát sinh tháng, với số liệu tổng hợp từ bảng nhập liệu (BNL) của cả năm.
- Cột mã TK, tên TK: Sao chép mục lục đầy đủ từ DMTK về.
- Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng 1 về (phần dư đầu kỳ).
- Cột phát sinh Nợ, Phát sinh có: Dùng SUMIF tổng hợp toàn bộ các tháng ở BNL về.
- Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX.
- Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL.
Tại phần kpi BCTC, cột TS, DT, CP (Tài sản, Thu nhập, Ngân sách) và cột NV (Nguồn vốn): Bạn cần xác nhận xem các TK trên CĐPS năm ứng với những kpi nào trên “Bảng cân đối kế toán” và “BC kết quả kinh doanh” thì gắn mã số của kpi đó cho TK tương ứng.
Ví dụ: Trên CĐKT kpi “Tiền và tương đương tiền” có mã số 110. Kpi này ứng với các TK 111, 112 trên CĐPS năm. Vậy bạn nhập vào cột “TS, DT, CP” dòng TK 111, 112 mã số “110”. Cách làm này thực hiện tương tự cho các TK còn lại.
3.2. Giải trình Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng CĐKT lập theo thời điểm cuối năm tài chính.
Để bảng cân đối kế toán đúng thì tổng Tài sản phải bằng tổng Nguồn vốn.
- Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của ” Bảng Cân Đối Kế toán ” năm trước.
- Cột số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các kpi tương ứng để lấy số liệu về từ CĐPS năm, với:
- Dãy điều kiện: là cột “TS, DT, CP” so với các mã số thuộc phần Tài sản. Hoặc cột “NV” so với các mã số thuộc phần nguồn vốn.
- Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên CĐKT.
- Dãy tính tổng: là cột Dư nợ so với các mã số thuốc phần tài Sản, cột Dư có so với các mã số thuộc phần nguồn vốn.
Note: So với các Mã số như mã số 132 “Trả trước cho người bán”. Mã số 313 “Người mua trả tiền trước”. Các mã số trong ngoặc đơn (*) như mã số 212 “Giá trị hao mòn lũy kế” phải ghi âm. Mã số 417 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” phải bù trừ Nợ/Có (Nếu lãi ghi dương, lỗ ghi âm).
3.3. Giải trình Lưu chuyển tiền tệ
- Bảng BCKQHĐKD lập cho thời kỳ- là tập hợp kết quả kinh doanh của một kỳ.
- Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của “Báo cáo kết quả kinh doanh” năm trước.
- Cột số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các kpi tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm, với:
- Dãy điều kiện: là cột “TS, DT, CP” trên CĐPS năm.
- Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên BCKQKD.
- Dãy tính tổng: là cột phát sinh Nợ trên CĐPS năm.
Note: Với kpi 11 – Giá vốn bán hàng, kpi này không bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, trong khi số liệu trên CĐPS năm là tổng giá vốn đã bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, vậy bạn phải trừ đi giá vốn của hàng bán bị trả lại.
3.4. Bản Thuyết minh Giải trình tài chính
Bảng BCKQHĐKD lập cho thời kỳ – là tập hợp kết quả kinh doanh của một kỳ.
- Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của “Báo cáo kết quả kinh doanh” năm trước.
- Cột số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các kpi tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm, với:
- Dãy điều kiện: là cột “TS, DT, CP” trên CĐPS năm.
- Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên BCKQKD.
- Dãy tính tổng: là cột phát sinh Nợ trên CĐPS năm.
Note: với kpi 11 – Giá vốn bán hàng, kpi này không bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, trong khi số liệu trên CĐPS năm là tổng giá vốn đã bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, vậy bạn phải trừ đi giá vốn của hàng bán bị trả lại.
3.5. Giải trình lưu chuyển tiền tệ (LCTT)
Trổ tài dòng ra và dòng vào của tiền trong Doanh Nghiệp.
Để Giải trình lưu chuyển tiền tệ đúng thì kpi (70) trên lưu chuyển tiền tệ phải bằng kpi (110) trên bảng CĐKT.
- Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” năm trước.
- Cột Số năm nay: Để lập được giải trình này, bên BNL bạn xây dựng thêm một cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”.
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu của cả kỳ kế toán và đặt lọc.
Bước 2: Tại cột định khoản Nợ/Có bạn lọc lên TK 111, khi đó toán bộ các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt được hiện lên.
Bước 3: Trên cột TK đối ứng lọc lần lượt từng TK đối ứng vừa lọc khi đó bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung này tương ứng với từng kpi nào trên “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” thì bạn gắn mã số của kpi đó cho nghiệp vụ tương ứng. Nếu nội dung lọc lên mà không biết mang vào kpi nào thì mang vào Thu khác hoặc Chi khác từ hoạt động kinh doanh
Bước 4: Sau thời điểm thực hiện xong toàn bộ các TK đối ứng của TK 111 thì bạn thôi lọc tại cột TK đối ứng -> Tại cột TK Nợ/Có bạn lọc TK 112 và thực hiện quy trình tương tự như với TK 111. Thực hiện xong bạn thôi lọc ở toàn bộ các cột.
Bước 5: Sau thời điểm đặt xong kpi cho toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến 111 và 112. Tại cột Số năm nay của Giải trình LCTT bạn đặt hàm SUMIF cho từng kpi, với:
Dãy điều kiện là cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ” trên BNL.
Điều kiện cần tính là các mã số trên Giải trình lưu chuyển tiền tệ.
Dãy ô tính tổng: so với các kpi Thu là cột phát sinh Nợ của BNL, so với các kpi chi là cột phát sinh Có của BNL.
Bước 6: Sau thời điểm đặt công thức xong bạn sao chép công thức tại ô chỉ “Thu” tới các kpi “Thu” còn lại. So với các kpi “Chi” bạn cần đặt dấu trừ (-) đằng trước, sau đó sao chép công thức đó tới các kpi “Chi” còn lại.
Bước 7: Bạn dùng hàm SUM tính tổng các kpi 20, 30, 40, 50, bạn tính ra kpi 60 từ tiền mặt và Tiền gửi đầu năm. Tính ra kpi 70 sau đó đối chiếu kpi 70 với kpi 110 trên CĐKT mà khớp nhau thì Giải trình lưu chuyển tiền tệ của bạn đã làm đúng.
3.6. Thuyết minh giải trình tài chính
Là giải trình giải thích thêm cho các biểu: Bảng cân đối kế toán, Giải trình kết quả kinh doanh, Giải trình lưu chuyển tiền tệ. Các bạn căn cứ vào Bảng Cân Đối Kế Toán, Giải trình kết quả kinh doanh, Giải trình lưu chuyển tiền tệ, Bảng cân đối số phát sinh năm, Bảng trích Khấu hao TSCĐ (trường hợp thuyết minh cho phần TSCĐ) và các sổ sách liên quan để lập.
Để anh chị dễ hình dung về phương thức thực hiện, MISA có tổng hợp Mẫu Giải trình tài chính theo TT 200 nhằm trợ giúp anh chị kế toán dễ dàng thực hiện việc lập giải trình tài chính trên excel, anh chị quan tâm có thể tải tại đây:
TẢI TÀI LIỆU BCTC TRÊN EXCEL THEO TT 200
|Tham khảo thêm: Hướng dẫn Quyết toán thuế TNCN năm 2020 tiên tiến nhất
Hướng dẫn Quyết toán thuế TNDN năm 2020 tiên tiến nhất
TẤT – TẦN – TẬT LƯU Ý, HƯỚNG DẪN KHI THỰC HIỆN QUYẾT TOÁN THUẾ NĂM 2020
4. Giải trình tài chính của doanh nghiệp theo TT 133
Anh chị kế toán khi lập giải trình tài chính của doanh nghiệp theo TT 133, một bộ Giải trình Tài chính bắt buộc gồm:
- Giải trình tình hình tài chính Mẫu số B01a – DNN
- Giải trình kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DNN
- Bản thuyết minh Giải trình tài chính Mẫu số B09 – DNN
- Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F01 – DNN
Note:
– Tùy thuộc dấu hiệu hoạt động và yêu cầu quản lý, DN có thể lựa chọn lập Giải trình tình hình tài chính theo Mẫu B01b – DNN hoặc Mẫu số B01a – DNN.
– Giải trình tình hình tài chính Mẫu B01a-DNN: Tài sản và nợ phải trả trên Giải trình tình hình tài chính được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần.
– Giải trình tình hình tài chính Mẫu B01b-DNN: Tài sản và nợ phải trả trên Giải trình tình hình tài chính được trình bày thành ngắn hạn và lâu dài.
Hiện tại kế toán thường chọn Mẫu B01a-DNN để thực hiện, nếu năm trước DN bạn đã nộp mẫu nào thì năm nay phải nộp theo mẫu đó. Năm 2019 DN bạn nộp Mẫu 01a thì năm 2020 các bạn phải nộp Mẫu 01a, nếu thay đổi sang 01b thì phải Thông báo với Đơn vị thuế.
Ngoài ra, kế toán có thể gửi giải trình không bắt buộc mà khuyến khích lập là Giải trình lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN.
Để anh chị dễ hình dung về phương thức thực hiện, MISA có tổng hợp Mẫu Giải trình tài chính theo TT 133 nhằm trợ giúp anh chị kế toán dễ dàng thực hiện việc lập giải trình tài chính trên excel, anh chị quan tâm có thể tải tại đây:
TẢI TÀI LIỆU BCTC TRÊN EXCEL THEO TT 133
| Tham khảo thêm: Hỏi đáp quyết toán thuế TNCN các trường hợp đặc biệt
Update ngay: lịch nộp giải trình thuế, tờ khai thuế và tờ khai lệ phí môn bài năm 2021
5. Giải trình tài chính của doanh nghiệp theo QĐ 48
– Bộ BCTC của DN theo QĐ 48 thì ngoài 4 mẫu được nêu ở trên (Theo Thông tư 200) thì còn cần thêm:
Bảng Cân đối số phát sinh tài khoản theo QĐ 48:
– Nội dung, phương pháp tính toán, hình thức trình bày các kpi trong từng giải trình quy định trong cơ chế này được vận dụng thống nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc đối tượng vận dụng hệ thống giải trình tài chính này.
– Trong quá trình vận dụng, nếu thấy thiết yếu, các doanh nghiệp có thể bổ sung, các kpi cho thích hợp với từng ngành nghề hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp; Trường hợp có sửa đổi thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
PM kế toán MISA SME.NET thỏa mãn đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính – kế toán theo đúng thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC, giúp doanh nghiệp quản lý tình hình kinh doanh, thu nhập, ngân sách, lãi lỗ, công nợ hiệu quả hơn.
Hơn 170.000 doanh nghiệp đang sử dụng phương án software kế toán MISA SME để tự động lập giải trình tài chính, tiết kiệm 80% thời gian, công sức khi làm kế toán. Đăng ký nhận tư vấn, dùng thử miễn phí software:
8. Trợ thủ giúp kế toán Quyết toán Thuế và Lập BCTC “nhàn tênh”
Tự động lên BCTC, tự động lập tờ khai thuế và quyết toán thuế TNDN hàng năm
Từ phiên bản MISA SME.NET 2019, MISA đã bổ sung tính năng tự động lên BCTC, tự động lập tờ khai thuế và quyết toán thuế TNDN hàng năm. Với tính năng này, công việc của kế toán được số hóa hoàn toàn từ việc tự động lên BCTC đến việc tự động phát hiện các sai lệch và hướng dẫn xử lý theo đúng quy định.
Để lập giải trình tài chính một cách đơn giản và dễ dàng, trên software kế toán MISA có hướng dẫn cụ thể các bước. Theo đó, hướng dẫn quyết toán giải trình tài chính được chia thành 4 bước: 1. Kiếm kê, Đối chiếu thực tiễn -> 2. Kiểm kê, Đối chiếu chứng từ sổ sách -> 3. Lập và xác minh giải trình tài chính -> 4. Nộp giải trình. Các bước đều được phân tách rõ ràng giúp kế toán dễ dàng thực hiện.
Hướng dẫn kiểm kê, đối chiếu thực tiễn theo đúng quy định
Tự động phát hiện các sai lệch trên chứng từ, sổ sách, giải trình và hướng dẫn phương thức xử lý theo đúng quy định
PM kế toán MISA SME.NET sẽ tự động phát hiện các sai lệch trên chứng từ, sổ sách, giải trình và hướng dẫn phương thức xử lý theo đúng quy định giúp kế toán phát hiện sai sót nhanh hơn, công việc dễ dàng hơn.
Hơn nữa, PM kế toán MISA SME.NET sẽ gợi ý những sai sót thường gặp trên giải trình tài chính để kế toán chủ động xác minh, khắc phục.
Lập và xác minh BCTC
PM kế toán MISA SME.NET phân phối đầy đủ giải trình tài chính theo đúng quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC, 133/2016/TT-BTC và tự động tổng hợp số liệu lên giải trình tài chính giúp kế toán làm đúng theo quy định.
PM kế toán MISA cũng tự động xác minh các kpi trên giải trình tài chính phát hiện kịp thời sai lệch giúp kế toán hạn chế sai sót.
Nộp giải trình tài chính
PM kế toán MISA SME.NET cho phép kế toán nộp trực tiếp giải trình tài chính ngay trên software qua hệ thống nộp giải trình thuế MTAX.VN giúp tiết kiệm thời gian xuất file.
Hoặc kế toán có thể thực hiện xuất file XML để nộp giải trình hoặc nhập khẩu vào HTKK.
PM kế toán MISA SME.NET thỏa mãn đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính – kế toán theo đúng thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC, giúp doanh nghiệp quản lý tình hình kinh doanh, thu nhập, ngân sách, lãi lỗ, công nợ hiệu quả hơn.
Hơn 170.000 doanh nghiệp đang sử dụng phương án software kế toán MISA SME để tự động lập giải trình tài chính, tiết kiệm 80% thời gian, công sức khi làm kế toán. Đăng ký nhận tư vấn, dùng thử miễn phí software:
Đăng ký form nhận ngay dùng thử software
kế toán
MISA SME
15 ngày
miễn phí
Nội dung này hữu ích chứ?
Có
Không
