Những sự kiện tổ chức hội thảo ngày xưa đã biến thành những sự kiện không còn xa lạ so với mỗi người, nhất là những doanh nghiệp. Đây là bước đệm để các doanh nghiệp, doanh nghiệp thảo luận, giúp sức ý kiến trực tiếp từ đây nâng cao chất lượng, cũng như tìm kiếm partner. Một buổi lễ hội thảo được thành công, chắc nịch luôn cần một kịch bản cụ thể để sự kiện được xảy ra trơn tru & trọn vẹn. Bài Post này workshop.vn phân phối cho các bạn những thông tin thiết yếu về kịch bản chương trình hội thảo cải tổ. Hãy cùng tham khảo trong bài Post này nhé!
Table of Contents
1. Giới thiệu về kịch bản chương trình hội thảo
Hội nghị hội thảo đã tồn tại từ rất lâu tại VN, một trong những dấu ấn được ghi vào lịch sử mà tất cả chúng ta có thể phát hiện thấy đó là hội nghị Diên Hồng diễn ra vào thời nhà Trần. Trải qua nhiều năm phát triển của quốc gia, sự thay đổi về kinh tế, văn hóa, chính trị khiến cho kịch bản chương trình hội thảo cũng có sự thay đổi theo.
Tại thời điểm này các buổi sự kiện tổ chức hội thảo đã không còn quá xa lạ so với mỗi người, trọng yếu là những doanh nghiệp, doanh nghiệp. Những buổi hội thảo này sẽ mở ra cho doanh nghiệp những thời cơ để thảo thuận và đóng góp ý kiến. từ đó có thể nâng cao được chất lượng cũng như tìm kiếm cho doanh nghiệp những partner tiềm năng.
Một trong những buổi hội thảo thành công sẽ luôn có một kịch bản cụ thể để sự kiện xảy ra một các thuận tiện nhất. Một kịch bản hội thảo sẽ bao gồm 3 phần: Chuẩn bị, Tiến hành và Kết thúc. Ngay sau đây workshop.vn sẽ giúp bạn có định hướng cụ thể cho từng phần nhé.
2. Chuẩn bị tổ chức hội thảo
Các công việc rõ ràng như sau:
- Trang trí vị trí tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn
tiếp đón
khách, banner xuôi theo lối đi
và
vị trí xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
- Xác minh lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức:
- Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…
- Lắp đặt các
thiết bị
tiếng động, ánh sáng, màn chiếu
- Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, đồ ngọt, hoa tươi, khăn chải bàn,
sắp xếp
ghế ngồi ngay ngắn,…
- Khu vực dành cho khách tham gia khác:
sắp xếp
ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…
- Khu vực lễ tân:
sắp xếp
bàn ghế, nước uống, đồ ngọt, tài liệu,… cho khách
trong lúc
tham gia sự kiện.
-
Sau khoảng thời gian
xác minh các khu vực xong, phòng ban lễ tân thực hiện công việc
tiếp đón
khách tham gia,
hướng dẫn
khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách (nếu có).
3. Tiến hành tổ chức chương trình hội thảo
Đây sẽ là những phần mấu chốt trong mỗi sự kiện hội thảo được diễn ra, nó sẽ bao gồm các công việc cụ thể, yêu cầu các phòng ban phải phối hợp hài hòa với nhau để sự kiện xảy ra tốt đẹp nhất.
Tiếp đón
khách tham gia
Trong kịch bản chương trình hội thảo thì bước tiếp đón khách tham gia sẽ được phòng ban PG đảm nhiệm. Lễ tân sẽ đón khách, phát tài liệu & dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi.
Khi chọn lễ tân hãy ưu tiên những các bạn xinh xắn, cao ráo, duyên dáng và lịch sự để tạo cảm tưởng đẹp cho sự kiện.
Khởi đầu chương trình hội thảo
Một khi mọi khách mời đã được ổn định vị trí, đúng giờ thì MC sẽ lên giới thiệu về chương trình, các thành phần đại biểu tham gia & tuyên bố nguyên nhân sự kiện. Trước khi diễn ra sự kiện MC sẽ được biên soạn một kịch bản MC hội thảo và phải được tập luyện trước để có được những câu nói trau truốt, diễn tả cảm tưởng tốt nhất.
Đại diện khách mời sẽ thay mặt mọi người lên phát biểu khai mạc chương trình.
Một khi sự kiện được khai mạc thì ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình hội thảo sẽ lên điều hành chương trình. Trong trường hợp nếu buổi hội thảo xảy ra với mục đích trao đổi khắc phục một vấn đề nào đó, thì phải nên có ban chủ trì của hội thảo để điều tiết chương trình. hạn chế những xung đột hay những chủ kiến trái chiều đi quá xa so với nội dung hội thảo.
Nếu như thời gian xảy ra hội thảo lâu thì trong kịch bản chương trình hội thảo phải có những tiết mục văn nghệ để giúp mọi người được thoải mái, hoặc cũng có thể có thời gian giải lao, ăn nhẹ giữa giờ,…
Bế mạc hội thảo
Sau khoảng thời gian nội dung hội thảo đã kết thúc & nói ra được những chủ kiến chung sẽ tiến hành bế mạc. Khách mời đại diện sẽ lên phát biểu bế mạc chương trình.
Người dẫn chương trình hội thảo sẽ theo kịch bản MC hội thảo kết thúc chương trình.
4. Kết thúc chương trình hội thảo
Một khi sự kiện kết thúc, những bước còn lại để kết thúc sự kiện cũng dễ dàng hơn
- Lễ tân tiễn khách : PG, lễ tân được phân công
nhanh chóng
trở về vị trí cổng ra vào để tiễn khách mời.
- Tháo dỡ, thu dọn các
dòng thiết bị
dụng cụ : Phòng ban kĩ thuật
sắp xếp
nhân viên trợ giúp tháo dỡ các
thiết bị
kĩ thuật.
- Dọn đẹp vị trí tổ chức sự kiện.
-
Sắp đặt
, xác minh, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,… để
quản lý
thất lạc hoặc mất đồ.
Lời kết
Để tổ chức sự kiện hội thảo thành công phải chuẩn bị kĩ lưỡng về kịch bản, trên đây chính là mẫu kịch bản chương trình hội thảo cụ thể, hoàn thiện nhiều loại nhất. Mà doanh nghiệp sự kiện Workshop.vn đã tổng hợp lại bằng bài Post ở trên. Hy vọng rằng với nội dung này, bạn có thể có thêm tri thức về tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp thành công.
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập plan tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
