Đề cương ôn tập kỹ năng giao tiếp( IUH)

Ngày đăng: 24/01/2016, 15:30

Đề cương ôn tập và giải môn tuyệt kỹ giao tiếp theo giáo trình Trường ĐH Công Nghiệp Tp.HCM. 20152016Gồm các thắc mắc ôn tập:1.Khái niệm, vai trò của giao tiếp và tuyệt kỹ giao tiếp2.Cấu trúc của quá trình giao tiếp3.Phép tắc và phong thái giao tiếp4.Tuyệt kỹ lắng nghe5.Tuyệt kỹ sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ6.Tuyệt kỹ đặt và trả lời câu hỏi7.Tuyệt kỹ xã giao thông thường8.Tuyệt kỹ giao tiếp trong nội bộ tổ chức9.Khái niệm nhóm, phân loại, giai đoạn phát triển nhóm, ý nghĩa làm việc nhóm.10.Tuyệt kỹ tổ chức nhóm11.Tuyệt kỹ phối hợp làm việc nhóm hiệu quả12.Tuyệt kỹ xử lý tranh chấp ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP THI CUỐI KỲ MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP 10 11 12 Khái niệm, vai trò giao tiếp kỹ giao tiếp Cấu trúc trình giao tiếp Phép tắc phong thái giao tiếp Kỹ lắng nghe Kỹ sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ Kỹ đặt trả lời thắc mắc Kỹ xã giao thông thường Kỹ giao tiếp nội tổ chức Khái niệm nhóm, phân loại, giai đoạn phát triển nhóm, ý nghĩa làm việc nhóm Kỹ tổ chức nhóm Kỹ phối hợp làm việc nhóm hiệu Kỹ xử lý tranh chấp CÂU 1: KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP ? a/ Giao tiếp – Khái niệm: Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ xã hội người người, người yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu định – Vai trò: • • • • Giao tiếp nhu cầu đặc trưng người, điều kiện đảm bảo sống bình thường người Giao tiếp giúp người tiếp thụ kinh nghiệm xã hội lịch sử biến thành kinh nghiệm cá nhân Giao tiếp sử dụng ngôn ngữ làm phương tiện, giao tiếp làm ngôn ngữ phát triển Giao tiếp điều kiện để thực hoạt động b/ Kỹ giao tiếp – Khái niệm: Kỹ giao tiếp khả nhận thức nhanh chóng biểu bên biểu tâm lý bên đối tượng thân chủ thể giao tiếp; khả sử dụng hợp lý phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ; biết cách tổ chức điều chỉnh, điều khiển trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp – Kỹ giao tiếp tạo dựng qua đường: • • • Những thói quen ứng xử xây dựng gia đình Do vốn kinh nghiệm cá nhân qua tiếp xúc với người mối quan hệ xã hội Tập luyện môi trường qua lần thực hành giao tiếp CÂU 2: CẤU TRÚC CỦA QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP ? Gồm trình liên quan chặt chẽ với nhau: truyền thông, nhận thức thúc đẩy qua lại lẫn a/ Truyền thông giao tiếp: Được biểu chỗ giao tiếp người trao đổi thông tin với nhau, diễn hai cấp độ: cá nhân tổ chức – Mô hình truyền thông Phản hồi Ý nghĩ -> Mã hóa Thông điệp Tiếp nhận -> Giải mã Người phát Kênh Người nhận Nhiễu  Một người muốn chuyển hóa thông điệp cho người khác phải mã hóa ý nghĩ Mã hóa: Quá trình chuyển từ ý nghĩa sang lời nói, chữ viết hay dấu hiệu, ký hiệu phương tiện phi ngôn ngữ khác  Thông điệp( Những ý nghĩ mã hóa) phát kênh truyền thông: Lời nói, thông báo, smartphone, thư từ, fax,…  Người nghe nhận thông điệp số tất giác quan giải mã Giải mã: Không phải trình đơn giản  Người nhận tín hiệu cho người phát biết thông điệp nhận Nhiễu: Sự khác biệt văn hóa, môi trường truyền thông không tốt, trình mã hóa bị lỗi, kênh hoạt động không hiệu quả.,các yếu tố tâm lý người phát người nhận: Không tập trung, nóng vội, thành kiến, tâm trạng, ….-> Làm tác động đến hiệu trình truyền thông – Truyền thông hai cá nhân: Đây trình phát nhận thông tin hai người với nhau, hiệu phụ thuộc vào người phát người nhận nhiều yếu tố khác • – Với người phát Muốn truyền thông tin có hiệu trước tiên người phát phải nhằm vào vấn đề: What? : Truyền gì? Why? : Tại phải truyền thông tin đó? Who? : Đối tượng giao tiếp ai? When? : Lúc khởi đầu truyền tin? Where? : Truyền thông tin đến nơi nào? Tại đâu? How? : Truyền thông tin hình thức nào? Bằng cách nào? -> Hiệu – Khi truyền thông phải tìm hiểu kỹ nhu cầu,quyền lợi trình độ người nhận Ngoài ra, phải truyền thông tin rõ ràng, dứt khoát, dễ hiểu, phải tạo tâm lý thoải mái, hào hứng đối tượng nhận tin Đồng thời, phải lượng giá truyền thông theo dõi phản hồi từ đối tượng • Với người nhận – Trong giao tiếp điều trọng yếu biết nghe biết nói, phải biết tiếp nhận partner nói để phản ứng cho đắn Khi nhận tin nên ứng dụng vấn đề: What?: Họ nói gì? Vấn đề gì? Why?: Vì nhu cầu, quyền lợi, động xúc tiến nào? Who?: Đối tượng giao tiếp ai? Thành phần? Giai cấp? Địa vị?,… When?: Họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối sau bao lâu? Where?: Phản ứng họ xuất phát từ đâu? Họ nói đâu? How?: Họ phản ứng hình thức nào? Phương cách nào? – Trong tiếp nhận thông tin cần phải tìm hiểu kỹ thái độ tình cảm người gửi Đặt vào hoàn cảnh người nói để tìm hiểu xem họ nói với thái độ nào? Xây dựng hay đả phá? Đồng thời, cần phải gạt bỏ tự ti, thành kiến, cần quản lý kiềm chế xúc cảm – Truyền thông tổ chức • Truyền thông thức: quy định, đóng vai trò trọng yếu tổ chức, thị, yêu cầu người lãnh đạo truyền xuống để thi hành, đồng thời, kiến nghị đề xuất cấp chuyển lên cho lãnh đạo xem xét • Truyền thông không thức: người phát thông điệp với tư cách cá nhân, không thay mặt cho hay đại diện cho phương thức, hình thức truyền thông nhanh có hiệu b/ Nhận thức giao tiếp: Có nhận thức,tìm hiểu người khác nhận thức thân + Nhận thức người khác: Các yếu tố tác động: • Chủ thể nhận thức Ví dụ: Cùng anh A, anh A tốt người khác anh A xấu không tốt,… • Đối tượng nhận thức: tìm hiểu dấu hiệu đối tượng giao tiếp, xây dựng nên hình ảnh đối tượng giao tiếp trí nhớ Ví dụ: A ăn mặc gọn gàng, lịch -> muốn trò chuyện, muốn làm quen anh B ăn mặc luộm thuộm… Người có khuôn mặt đẹp lúc người ta có ấn tượng người không đẹp,… • Hoàn cảnh giao tiếp Ví dụ: A mang đồ thật đẹp, sang trọng trang điểm thật xinh đám cưới, dự hội Nhưng A mang để học ta thấy khõ chịu… + Nhận thức thân: Là trình mà xây dựng cho khái niệm hay hình ảnh thân, thông qua giao tiếp tự nhận xét thân mình, tự hoàn thiện Ví dụ: Bạn nghĩ bạn người lịch sự, bạn giao tiếp bạn trò chuyện lịch tế nhị Nhưng bạn nghĩ bạn bạn sống thật với thân, thật với xúc cảm bạn nghĩ nói Điều dẫn theo đôi lúc bạn nói không hay… + Cửa sổ Johari mối quan hệ nhận thức tự nhận thức Cửa sổ Johari gồm: – Khu vực 1: CHUNG: Những biết người khác biết – Khu vực 2: MÙ : Tất cả chúng ta mình, người khác lại biết – Khu vực 3: RIÊNG: Những mà biết người khác – Khu vực 4: KHÔNG NHẬN BIẾT: Những mà người khác không nhận thấy • Sự phản hồi: Là xu hướng mà người khác sẵn sàng chia sẻ tư duy, nhận xét họ • Sự cởi mở: Tất cả chúng ta sẳn sàng chia sẻ tư duy, tình cảm, ước muốn, niềm tin phẩm chất tâm lý khác với người khác c/ Tác động thúc đẩy qua lại giao tiếp Giao tiếp trình thúc đẩy qua lại, tác động lẫn Được diễn nhiều hình thức: • Lây lan tâm lý: Là chuyển tải xúc cảm từ người sang người khác cấp độ tâm sinh lý nằm thúc đẩy ý thức Ví dụ: Tập thể làm việc đó, cần người chán nản, nói ngang ngáp vặt gây cho người khác chán nản theo Hoặc người có tâm trạng xấu làm cho người khác tác động • Ám thị giao tiếp: Là dùng lời nói, việc làm, cử chỉ, đồ vật thúc đẩy vào người hay nhóm người làm cho họ tiếp nhận thông tin thiếu xác minh, phê phán Ví dụ: Trong kinh doanh, ám thị thường sử dụng qua thúc đẩy quảng cáo: Lặp lặp lại câu nói hay hình ảnh… • Hiện tượng stress nhóm, phụ thuộc: – – Dấu hiệu tâm lý cá nhân chịu stress nhóm – Dấu hiệu nhóm: quy mô, mức độ thống nhóm … – Mối quan hệ cá nhân với nhóm: – Hoàn cảnh: tính chất nhiệm vụ, quan tâm cá nhân đến nhóm … Ví dụ: Trong họp thường theo phép tắc bán Tức nhiều thành viên tán thành ý kiến hay vấn đề -> Các thành viên khác phải đồng ý theo ý kiến đó… • Học theo: Là mô phỏng, lặp lại hành vi, cách ứng xử, cử chỉ, điệu bộ, cách tư duy người khác Ví dụ: Trẻ em thường hay làm theo cách xử định người lớn, vào hùa theo cách ăn mặc đồng bọn,… • Thuyết phục • Truyền đạt thông tin, nhận thức tác đông lẫn Ba trình thống hoạt động giao tiếp, chúng thúc đẩy qua lại, phụ thuộc lẫn CÂU 3: NGUYÊN TẮC VÀ PHONG CÁCH GIAO TIẾP ? – Phép tắc giao tiếp: Là hệ thống quy tắc đạo, định hướng thái độ hành vi người tiếp xúc với nhau, đồng thời đạo việc lựa chọn phương thức phương tiện giao tiếp người • Tôn trọng đối tượng giao tiếp: tôn trọng tất có nhau, không ép buộc áp đặt • Có thiện chí giao tiếp: Luôn có ý muốn tốt, nghĩ điều tốt làm điều tốt cho người khác Thiện chí giao tiếp thể phẩm chất đạo đức người quan hệ với người khác • Thấu hiểu giao tiếp: Thông cảm với đối tượng giao tiếp, người có vị thấp Biết đặt vào vị trí đối tượng giao tiếp, biết sống niềm vui nỗi buồn họ để rung cảm, tư duy với đối tượng giao tiếp nhằm tạo đồng điệu giao tiếp – Phong thái giao tiếp: Là hệ thống lời nói, cử chỉ, điệu động tác, ứng xử tương đối ổn định người nhóm người giao tiếp Có đặc trưng bản: + Tính ổn định + Tính chuẩn mực + Tính linh hoạt • Phong thái giao tiếp dân chủ Dấu hiệu: Đồng đẳng, gần gủi, thoải mái Tôn trọng đối tượng giao tiếp, ý đến dấu hiệu tâm lý cá nhân họ Lắng nghe đối tượng giao tiếp Ưu thế: Làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, yên tâm, tự tin, giúp họ phát huy tính độc lập,chủ động sáng tạo công việc Người có phong thái dân chủ thường người yêu mến , kính trọng, tin tưởng Nhựơc điểm: Phải có phép tắc, không xóa nhòa ranh giới người với người khác giao tiếp Trong trường hợp trái lại dẫn theo tình trạng “ dân chủ trớn” • Phong thái giao tiếp độc đoán Dấu hiệu: Đề cao phép tắc, đòi hỏi ranh giới phải tôn trọng, hành động cách cứng nhắc, kiên Nhận xét ứng xử cách đơn phương, chiều, xuất phát từ ý Nhược điểm: Ở tổ chức nhà lãnh đạo người có phong thái độc đoán, tính tích cực, chủ động, sáng tạo nhân viên thường khó phát huy Ưu thế: Nếu hoàn cảnh phức tạp, nguy cấp,đòi hỏi người đoán, dám phụ trách phong thái thường phát huy tác dụng • Phong thái giao tiếp tự Dấu hiệu: Hành vi, lời nói, ứng xử, thái độ bị chi phối nhiều tâm trạng, xúc cảm tình -> Các phép tắc, chuẩn mực nhiều bị coi nhẹ Mục đích, nội dung đối tượng giao tiếp thường dễ dàng thay đổi Quan hệ giao tiếp rộng hời hợt, không sâu sắc Ưu thế Làm cho đối tượng cảm thấy thoải mái, tôn trọng -> Phát huy tính tích cực họ Đặc biệt với người có ý thức tự giác cao Nhược điểm Dễ bị người khác xem thường, dễ bị nhận xét thiếu đứng đắn thiếu nghiêm túc CÂU 4: KỸ NĂNG LẮNG NGHE ? – Lắng nghe: Là hành vi nghe chú tâm, sử dụng tai, trí óc, tuyệt kỹ, giải thích phân tích để chọn lọc, nghe phấn đấu hiểu thông tin người nói, tiến trình chủ động cần thời gian nổ lực – Vai trò: • Thỏa mãn nhu cầu đối tượng • Thu thập nhiều thông tin • Tạo mối quan hệ tốt đẹp với người khác • Tìm hiểu người khác cách tố • Giúp người khác có lắng nghe có hiệu • Giải nhiều vấn đề – Các kiểu lắng nghe • Lắng nghe tập trung cao • Lắng nghe có chủ ý • Lắng nghe để thu thập thông tin • Lắng nghe để giải vấn đề • Lắng nghe để thấu cảm: tự đặt vào vị trí, tình cảnh người khác để hiểu họ có cảm nghĩ – Các cấp độ lắng nghe • Lờ người khác, không nghe • Giả vờ nghe để làm cho người khác yên tâm • Nghe có chọn lọc • Chăm nghe tập trung ý • Nghe thấu cảm – Các trở ngại việc lắng nghe có hiệu • Vận tốc tư duy – • Sự phức tạp vấn đề • Do không tập luyện • Thiếu quan tâm kiên nhẫn • Thiếu xem xét mắt • Những thành kiến tiêu cực • Uy tín người nói • Do thói quen xấu lắng nghe: Giả ý, hay cắt ngang, đoán trước thông điệp, nghe cách máy móc, buông trôi ý Kỹ thiết yếu lắng nghe thấu cảm + Kỹ biểu lộ quan tâm + Kỹ gợi mở + Kỹ phản ánh CÂU 5: KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN NGÔN NGỮ VÀ PHI NGÔN NGỮ ? a/ Giao tiếp ngôn ngữ: + Là tiếp xúc, trao đổi thông tin người với người thông qua nói viết + Là hình thức giao tiếp đặc trưng hệ thống giao tiếp xã hội + Được thể thông qua ngôn ngữ nói ngôn ngữ viết – Ngôn ngữ nói : Là ngôn ngữ hướng vào người khác, biểu âm cảm nhận thính giác nhằm đạt mục đích, ý đồ riêng cá nhân hay nhóm – Ngôn ngữ viết: Là ngôn ngữ nhằm hướng vào người khác, diễn đạt chữ viết thu nhận thị giác – Chức giao tiếp ngôn ngữ • Thông báo: truyền đạt thông tin vật tượng, trạng thái tâm lý, ý muốn • Diễn cảm: truyền đạt thông tin bộc lộ quan hệ xúc cảm, thái độ,… chủ thể giao tiếp • Thúc đẩy: thể mức độ phụ thuộc tác động lẫn chủ thể trình giao tiếp – Các yếu tố thúc đẩy đến giao tiếp ngôn ngữ: + Nội dung ngôn ngữ + Tính chất ngôn ngữ + Điệu nói – Phép tắc giao tiếp: + Lời nói phải vai, thích hợp với trình độ người nghe + Nội dung cần truyền đạt phải rõ ràng, mạch lạc, tránh dùng từ có nhiều nghĩa, không nên dùng từ, câu thừa + Cách nói phải khéo léo, tế nhị b/ Giao tiếp phi ngôn ngữ: Là giao tiếp thể thông qua vận động thể cử chỉ, tư thế, nét mặt, giọng nói; thông qua cách trang phục tạo khoảng trống gian định giao tiếp – Gồm, + Giao tiếp thông qua thị giác (tiếp nhận thông tin thông qua nét mặt ánh nhìn nụ cười, ); +Giao tiếp thông qua thính giác (tiếp nhận thông tin qua giọng nói, tiếng động, ); +Giao tiếp thông qua khứu giác (các mùi hương môi trường giao tiếp); +Giao tiếp thông qua xúc giác (bắt tay đụng chạm ôm hôn, ); +Giao tiếp thông qua vị giác (văn hóa ẩm thực, ) – Mục đích: + Không chủ định (biểu mang tính năng, theo phản xạ, tự động diễn kiểm tra ý chí) + Có chủ định (biểu hành vi nhằm mục đích với phấn đấu ý chí) – Dấu hiệu: + Luôn tồn giao tiếp cách có ý thức lẫn vô thức + Phụ thuộc vào khung cảnh giao tiếp: Thời điểm, thời tiết, không gian, cục diện xoay quang,… + Mang tính đa nghĩa + Chịu chi phối chặt chẽ đặc trưng văn hóa + Có khác biệt giữ nam nữ -Vai trò + Trợ giúp, thay lời nói + Tạo thành sinh động, hút giao tiếp + Có khả gởi thông điệp tế nhị + Nếu sử dụng thích hợp, cách tạo cho chủ thể duyên dáng, đáng yêu, gây thiện cảm thân thiện giao tiếp • Bên cạnh việc giao tiếp lời nói, chữ viết, ngôn ngữ không lời góp phàn đắt lực việc truyền tải tiếp nhận thông tin -Chức + Biểu trạng thái xúc cảm thời + Biểu đặc trưng cá nhân 6.KỸ NĂNG ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI? a/ Kỹ đặt thắc mắc: Là khả mang thắc mắc xác, thích hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hoàn cảnh giao tiếp – Các loại thắc mắc + Loại 1: Thắc mắc có cấu trúc chặt chẽ, kết cấu cao Thắc mắc có cấu trúc cao bao gồm: • • • • Thắc mắc hẹp: nhằm thu hẹp vấn đề để tranh thủ thông tin xác, ngắn gọn Thắc mắc trực tiếp: Tức hỏi thẳng vấn dề mà cần tìm hiểu Thắc mắc gián tiếp: Tức hỏi vấn đề để suy vấn đề cần tìm hiểu Thắc mắc chặn đầu: Tức mang thắc mắc thực chất giăng bẫy để đối tượng phải thừa nhận vấn đề mà cần tìm hiểu + Loại 2: Thắc mắc có cấu trúc thấp, lỏng lẻo • • • • Thắc mắc gợi mở: Là giới thiệu chút đề tài không gợi ý nội dung câu trả lời Thắc mắc chuyển tiếp: thắc mắc khởi đầu với chữ “ còn” để chuyển sang đề tài khác Thắc mắc yêu cầu làm rõ vấn đề: lập lại từ cuối câu trả lời đối tượng để biết rõ vấn đề Thắc mắc tóm tắt ý: Sau nghe xong câu trả lời đối tượng, bạn tóm tắt ý bạn hiểu điều muốn nói – Kỹ đặt thắc mắc có hiệu • • • • Không đặt thắc mắc trả lời không, trừ điều cần Đặt thắc mắc yêu cầu trả lời số liệu phương án Ngữ điệu thắc mắc trung tính thái độ hỏi điềm tĩnh Muốn lấy thông tin khó moi, đặt loạt thắc mắc mềm mỏng trước sau ta đặt thắc mắc b/ Kỹ trả lời thắc mắc: Là khả mang trả lời rõ ràng, xác, thích hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hoàn cảnh giao tiếp – Vai trò trả lời thắc mắc • • • Trả lời thắc mắc để phân phối cho partner thông tin mà họ cần Bộc bạch ý kiến muốn ta partner Xem xét biểu thái độ partner – Những yếu tố dẫn tới thất bại trả lời thắc mắc • • • • Tiêu chuẩn giá trị người truyền đạt người nghe Người nghe địa phương khác nhau, quốc gia khác Phương pháp truyền đạt làm cho thông tin sai Môi trường diễn truyền đạt – Những qui tắc làm cho câu trả lời hiệu • • • • • • • • Phân phối thông tin hiệu Gây ấn tượng Mang nội dung liên quan Xác nhận điều không đáng phải trả lời Không nên trả lời hết vấn đề hỏi Giảm bớt hội để đối phương hỏi đến Đừng trả lời dễ dàng Không nên để rơi vào tình đối địch trực tiếp với partner tình đối thoại -Những lỗi trả lời • • • • • • • Nói nhỏ Trả lời với đầu óc thiếu minh mẫn Không biết partner người có quyền định Không biết điểm mạnh gì? Và sử dụng nào? Không đề xuất ý kiến va lý lẽ có giá trị Không kiểm tra thời gian, trật tự vấn đề Không biết kết thúc lúc KỸ NĂNG XẢ GIAO THÔNG THƯỜNG ? – Những qui tắc chung giao tiếp xã giao • • • Phải phối hợp tính khoa học với tính văn nghệ Phối hợp tính dân tộc tính quốc tế Phối hợp tính truyền thống tính đại – Các phép xã giao thông thường: danh thiếp, Chào hỏi, bắt tay giới thiệu – Kỹ gây thiện cảm giao tiếp + Làm để gây thiện cảm với người khác ? • • • • • Hãy thành thật với người khác Hãy giữ nụ cười môi Hãy nhớ tên người đối thoại Hãy biết lắng nghe người khác nói khuyến khích họ nói họ Thành thật làm cho họ thấy trọng yếu họ + Làm cho người khác nghe ? • • • • • • • Đừng ham tranh luận Hãy trọng ý kiến người khác, đừng bảo họ lầm Nếu bạn lầm lỗi, nhận lỗi Hãy ôn tồn, ngào, không nên xẵng Hãy thắc mắc dễ Hãy người ta nói cho thỏa thích Hãy thành thật xem xét ý kiến người khác + Làm để sửa tính người mà không làm cho họ giận dữ, phật ý ? • • • • • Trước phê bình tăng cho họ vài lời khen Trước trích ai, bạn tự thú nhận khuyết điểm Đừng lệnh, mà dùng thắc mắc để khuyên bảo người khác Khi phê bình giữ thể diện cho người ta Xác nhận tiến họ, từ tiến nhỏ 8.KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG NỘI BỘ TỔ CHỨC ? – Là trao đổi thông tin, nội dung liên quan thành viên nhà cung cấp, tổ chức, phòng ban,… Giao tiếp nội giúp cho việc hoạt động nghề nghiệp hoạt động khác nhà cung cấp, tổ chức hoạt động nghề nghiệp có hiệu Giao tiếp nội theo chiều ngang chiều dọc – Công tác tổ chức họp nhà cung cấp, doanh nghiệp: Việc tổ chức họp giúp nhà lãnh đạo truyền tải chương trình hoạt động, đường hướng phát triển giúp cho việc hiểu biết phận cá nhân tập thể doanh nghiệp – Có phép tắc họp hiệu Điều khiển họp với đề tài chung Vạch đề tài chung, thống có plan tỉ mỉ Phải có người đứng đầu họp phụ trách trì họp Phải bảo vệ người tham gia ý kiến Thành viên tham gia họp phải hiểu mục đích, nội dung trách nhiệm họ Chủ tọa họp không thiết phải thủ trưởng hay phó thủ trưởng – Giao tiếp với cấp dưới: Rất thiết yếu trọng yếu Nó định đến hiệu suất hiệu hoạt động quan, nhà cung cấp, tổ chức doanh nghiệp Các phép tắc, • • • • • • • Hãy tin tưởng tạo bầu không khí thoải mái cho nhân viên, tin tưởng sử dụng họ cách có hiệu Cấp phải nhìn thực tài, lực cấp dưới, nắm lực sở trường, tài họ Phải trọng công tác huấn luyện phát triển nhân tài, sử dụng hiệu nguồn nhân lực Cấp phải có kỹ lắng nghe ý kiến cấp Biết tôn trọng quan tâm đến nhân viên cấp Xem cấp phần tất yếu tách rời doanh nghiệp Khen, chê thưởng phạt phải công minh – Giao tiếp với cấp trên: Rất thiết yếu trọng yếu Giao tiếp với cấp giúp cho cấp trình bày khó khăn công việc hay vướng mắc gặp phải • • • • • Xác nhận vị trí mình, tuân thủ vai trò, vị so với cấp Thường xuyên giải trình công việc – theo qui định quan, nhà cung cấp Cần xử sự cách chừng mực, khéo léo, không nói xấu hay chê bai họ sau lưng Học hỏi kinh nghiệm, cách giao tiếp ứng xử tốt nhà quản lý Tiếp nhận thông tin phê bình cách bình thản – Giao tiếp với đồng nghiệp:Giữ vai trò trọng yếu thiết yếu, đồng nghiệp có mối quan hệ tốt giúp cho quan nhà cung cấp phát triển • • • • Tôn trọng, hòa nhã, chia sẻ thông tin, tri thức tạo không khí thân thiện thành viên Không can thiệp sâu vào đời tư đồng nghiệp Không cố chấp nói sau lưng đồng nghiệp, không lật lọng, hai lời Phải biết khen ngợi điểm mạnh 9.KHÁI NIỆM NHÓM, PHÂN LOẠI, GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM, Ý NGHĨA LÀM VIỆC NHÓM ? – Nhóm: tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết phụ trách thực mục tiêu chung – Phân loại +Dựa theo quy mô • • Nhóm lớn: Là nhóm đông người quan hệ người không mang tính cá nhân, không tiếp xúc trực tiếp nhiều mà quan hệ với cách gián tiếp thông qua quy định, pháp chế, … Nhóm nhỏ: Là nhóm có số lượng không đông, người tiếp xúc với cách trực tiếp, thường xuyên không gian thời gian định +Dựa theo quy chế xã hội • • Nhóm thức: Là nhóm có cấu tổ chức, người tập hợp, quan hệ với theo văn bản, tổ chức qui định Nhóm không thức: Tồn sở tâm lý ( thiện cảm, xu hướng, sở thích…) từ tính chất mối quan hệ mà tạo thành nhóm gọi nhóm không thức +Dựa theo giá trị • • Nhóm quy chiếu ( Nhóm chuẩn) nhóm lấy số giá trị ý kiến định chuẩn để làm theo Nhóm hội viên: Đây loại nhóm mà cá nhân không đứng nhóm lại hướng vào tuân thủ chuẩn mực – Giai đoạn phát triển nhóm • • • • • Giai đoạn tạo dựng: Các thành viên nhóm thường có thái độ thăm dò, chưa bộc lộ rõ ý kiến, thái độ Thường rụt rè, giữ gìn lời ăn tiếng nói, thái độ • Hiếm xuất xung đột Giai đoạn xung đột: • Dễ phát sinh xung đột Giai đoạn bình thường hóa: Các thành viên nhóm khởi đầu nhận thức lợi nhuận từ việc hợp tác công việc đê giải vấn đề • Các mối xung đột nhóm khởi đầu giảm Giai đoạn hoạt đông trôi chảy: Giai đoạn mang lại hiệu cao hoạt động nhóm • Sự phân công thành viên nhóm vào quy trình cho phép thành viên nhóm trao đổi chia sẻ trợ giúp cách dễ dàng Giai đoạn kết thúc: Các mục tiêu nhóm thực xong • Có thể tự giải tán chuyển sang hoạt động ngành nghề khác với mục tiêu – Ý nghĩa làm việc nhóm + Lợi nhuận • • • • • • • Là môi trường thuận tiện giúp cho thành viên hướng tới mục tiêu chung tổ chức, nố lực phấn đấu vào thành công nhóm tổ chức Khi hoạt động nhóm thành viên có cảm tưởng đối xử tốt hơn, đồng đẳng tôn trọng Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi nhiều cách xử lí nhiệm vụ từ thành viên khác người lãnh đạo Các thành viên có nhiều hội phát triển lực thân, thông qua việc học hỏi từ đồng nghiệp, đồng bọn nhóm,… Tạo mối link gắn bó thành viên tổ chức lại với nhau, xóa bỏ hàng rào ngăn cách Các thành viên học hỏi vận dụng phong thái lãnh đạo từ cấp => Tạo thống cách quản lý tổ chức Giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để mang định đắn + Hạn chế • • • Quá nể nang mối quan hệ Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Không ý đến công việc nhóm CÂU 10: KỸ NĂNG TỔ CHỨC NHÓM ? – Xác nhận mục tiêu, quyền hạn khoảng thời gian tồn nhóm -> Xác nhận vai trò trách nhiệm nhóm -> Chọn thành viên nhóm -> Xác nhận phần thưởng/ quyền lợi nhóm – Quy mô nhóm – Để nhóm làm việc tốt việc diễn theo plan mang lại hiệu phải có tổ cức nhóm: Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chuyên môn hóa khâu, phát huy ưu thế nhân • Trưởng nhóm: Nhiệm vụ: Tìm kiếm thành viên nâng cao trí não làm việc Có khả phán đoán tốt lực cá tính thành viên nhóm Biết cách tìm cách vượt qua nhược điểm Có khả thông tin hai chiều Biết tạo bầu không khí hưng phấn lạc quan nhóm  – Phải hiểu rõ vấn đề, tiếp thụ tổng hợp ý kiến, – Nắm bắt tâm lý nhóm nhạy bén, khai thác tiềm thành viên nhóm, dân chủ làm việc • Thành viên: Là người đảm nhiệm vai trò: Người phản hồi (giám sát, phân tích hiệu lâu dài nhóm, đòi hỏi chỉnh sửa khuyết điểm); Người bổ sung (đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy), Người giao dịch (tạo mối quan hệ bên cho nhóm); Người điều phối (thu hút người làm việc chung theo phương án link); Người tham gia ý kiến (giữ vững khích lệ nhó, có ý kiến lạc quan thú vị) – Kỹ thuật thiết kế nhóm: Căn vào yêu cầu nhiệm vụ để lựa chọn người có chuyên môn lực thích hợp – Xây dựng plan làm việc nhóm: Xác nhận mục tiêu rõ ràng, công việc cần làm, phân công thành viên, phương thức tiến hành hợp lý – Họp nhóm: Khơi dậy tham gia tích cực chủ động nhóm viên, mang lại thông tin phản hồi, ý kiến, giúp cho người nhóm trưởng thay đổi cho thích hợp, thỏa mãn khát vọng người tham gia đóng góp vào công việc chung • Lần họp trước nhất: thảo luận đề tài, tìm ý tưởng, phân công công việc • Các họp tiếp theo: bổ sung ý kiến, giải đáp thắc mắc người; chỉnh sửa lại soạn người; • Cuộc họp cuối cùng: tổng hợp toàn phần việc thành viên Để họp nhóm thành công , việc cần làm: – Chuẩn bị cuộc họp( Chuẩn bị nội dung, Khug cảnh,… để nhóm trưởng nhóm viên phải thấy nhau) – Khởi đầu cuộc họp( Tạo bầu không khí chuyện vui hay vào vấn đề cách cụ thể sống động, Phải thoải mái, chân tình; nhiệt tình quan tâm đến thành viên, Cùng thành viên xác nhận mục tiêu, chương trình,…) – Trong cuộc họp( Biết điều động tham gia tích cực đồng đều, Biết khai thác nội dung họp, Biết điều động nhóm tới mục tiêu, ) – Kết thúc cuộc họp( Nêu tóm tắc ý xin tán thành cua nhóm viên, xem xét thật kỹ thành viên có thật tán thành, ưng ý cuộc họp hay tuân thủ lấy có.) CÂU 11: KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ ? – Là kỹ hợp tác, phối hợp nhau, đồng thuận thành viên nhóm để đạt hiệu cao – Là đầu tư, tương tác dựa phương diện tâm lý cá nhân với thực mục đích chung – Gồm kỹ : • Tập hợp cá nhân xuất sắc: – Khả làm việc thành viên hàng đầu mang lại khoản lợi khổng lồ – Phân công nhiệm vụ thích hợp với khả động – Đảm bảo chăc chắn cho nhiệm vụ hoàn thiện hiệu • Phân công nhiệm vụ thích hợp với khả động  Đảm bảo chắn cho nhiệm vụ hoàn thiện hiệu • Đảm bảo cân – Một dự án thực nhiều họt động => Phải có đầy đủ nhóm thành viên Chuyên Viên ngành nghề – Sự cân tính cách cá nhân cần đảm bảo => Xúc tiến mối quan hệ tốt đẹp nhóm – Đề cao trí não tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao Đồng thời với khả thích ứng linh hoạt với công việc với người khác • Kiểm tra điều chỉnh kịp thời – Điều chỉnh công việc, điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát hiên tranh chấp nội để hóa giaỉ không để chúng tác động đến công việc – Sự tự ý thức nhóm điều cốt yếu, thành viên cần đóng phản hồi kiến trình bày ý kiến • Tạo dựng sự tin tưởng – Biểu dương thành tựu, đánh giá mắc đóng góp thành viên thiết lập thi đua tính thân thiết nhóm – Biết đồng ý sai sót người, coi phương pháp để học hỏi – Chắc rằng vai trò trách nhiệm người để giao nhiệm vụ cho họ • Chặt chẽ công việc thân mật với người – Tạo hội cho cá nhân phát huy tối đa khả => Thành công nhóm – Khích lệ thành viên nhóm họ gặp thât bại cho phép họ sửa sai – Đặt người lên hàng đầu xử sự chân tình với nhân viên • Nhắc nhở thường xuyên xác minh thực – Sự sáng tỏ, rõ ràng việc truyền đạt thông tin cho nhóm điều kiện trọng yếu để thành công – Tập thể nhóm cần thông tin thay đổi => Tránh va chạm làm ảnh hường đến công việc nhiệm vụ họ – Các nhà lãnh đạo update thông tin phản hồi => Hoạt động nhóm thực hiệu CÂU 12: KỸ NĂNG XỬ LÝ MÂU THUẪN ? – Là khả nhận dạng nguồn xung đột, hiểu phong thái xử lý xung đột lựa chọn kế hoạch thích hợp xử lý xung đột – Nguyên nhân xung đột: Do bất đồng ý kiến, thiếu công đãi ngộ nhóm, thiếu tôn trọng nhau, không hiểu biết nhau, phong thái cá nhân, cách xử sự vô lý cá nhân khác biệt văn hóa, nguồn gốc xã hội,… Nguyên nhân tranh chấp: o Một số người cho trọng yếu hơn, tài người khác dẫn theo xem thường người khác o Trong tập thể nhóm có người có nhiều quyền lực so với người khác o Do lãnh đạo thiên vị người – Các phương pháp giải tranh chấp • Rắn rỏi, áp đảo • Tránh né • Nhường nhịn, xoa dịu • Thỏa hiệp • Hợp tác – Một số lời khuyên việc xử lý tranh chấp • Xóa bỏ trung tâm tạo ra xung đột cách tổ chức lại nhóm nhỏ để thành viên làm việc với  Họ có điều kiện hiểu • Có biện pháp sắp xếp phân giao công việc  Các thành viên nhóm điều kiện tập trung vào ngành nghề chia rẽ họ nhắc nhở họ nguy chia rẽ tiềm tàng • Cân quyền lực nhóm cách phân công lại nhiệm vụ cho nhóm  Tránh số nhóm có khả nắm quyền lực mà chế áp nhóm khác • Xác minh lợi nhuận nhóm – Giải tranh chấp cá nhân thành viên nhóm + Xác nhận tranh chấp + Tìm hiểu thực tiễn riêng người […]… bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất trọng yếu để thành công – Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kì sự thay đổi nào => Tránh những va chạm làm ảnh hường đến công việc và nhiệm vụ của họ – Các nhà lãnh đạo luôn update những thông tin phản hồi => Hoạt động nhóm mới thực sự hiệu quả CÂU 12: KỸ NĂNG XỬ LÝ MÂU THUẪN ? – Là khả năng nhận dạng nguồn của các xung đột,… – Nhóm: là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết phụ trách thực hiện một mục tiêu chung – Phân loại +Dựa theo quy mô • • Nhóm lớn: Là nhóm đông người quan hệ mọi người không mang tính cá nhân, không tiếp xúc trực tiếp nhiều mà chỉ quan hệ với nhau một cách gián tiếp thông qua quy định, pháp chế, … Nhóm nhỏ: Là những nhóm có số lượng không đông, người tiếp… tài năng của họ Phải lưu tâm công tác huấn luyện phát triển nhân tài, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực Cấp trên phải có tuyệt kỹ lắng nghe ý kiến cấp dưới Biết tôn trọng và quan tâm đến nhân viên cấp dưới Xem cấp dưới như là một phần tất yếu không thể tách rời của doanh nghiệp Khen, chê và thưởng phạt phải công minh – Giao tiếp với cấp trên: Rất thiết yếu và trọng yếu Giao tiếp với cấp trên giúp cho… sát thật kỹ các thành viên có thật sự tán thành, ưng ý về cuộc họp hay tuân thủ lấy có.) CÂU 11: KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ ? – Là tuyệt kỹ hợp tác, phối hợp cùng nhau, sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm để đạt hiệu quả cao nhất – Là sự đầu tư, sự tương tác dựa trên phương diện tâm lý giữa các cá nhân với nhau thực hiện một mục đích chung – Gồm các kỹ năng : • Tập hợp những… mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm – Đề cao trí não tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao Đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với người khác • Kiểm tra và điều chỉnh kịp thời – Điều chỉnh công việc, điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiên ra các tranh chấp nội bộ để hóa giaỉ và không để chúng tác động đến công việc – Sự tự ý thức trong nhóm… bình một cách bình thản – Giao tiếp với đồng nghiệp:Giữ vai trò trọng yếu và thiết yếu, vì giữa các đồng nghiệp có mối quan hệ tốt sẽ giúp cho đơn vị nhà cung cấp luôn phát triển • • • • Tôn trọng, hòa nhã, chia sẻ những thông tin, tri thức và tạo không khí thân thiện giữa các thành viên Không can thiệp sâu vào đời tư của đồng nghiệp Không cố chấp cũng như nói sau lưng đồng nghiệp, không lật lọng, hai lời Phải… phải có sự tổ cức nhóm: Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chuyên môn hóa các khâu, phát huy ưu thế của từng các nhân • Trưởng nhóm: Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao trí não làm việc Có khả năng phán đoán tốt những năng lực và cá tính của các thành viên nhóm Biết cách tìm thấy cách vượt qua những nhược điểm Có khả năng thông tin hai chiều Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan… nhau  Họ có điều kiện hiểu nhau hơn • Có các biện pháp sắp xếp phân giao công việc  Các thành viên trong nhóm không còn có các điều kiện tập trung vào những ngành nghề đã từng chia rẽ họ và luôn nhắc nhở họ về rủi ro chia rẽ tiềm tàng • Cân đối quyền lực giữa các nhóm bằng cách phân công lại nhiệm vụ cho các nhóm  Tránh một số nhóm có khả năng nắm quyền lực mà chế áp các nhóm khác • Xác minh lợi nhuận giữa… nhân xuất sắc: – Khả năng làm việc của những thành viên hàng đầu có thể mang lại những khoản lợi khổng lồ – Phân công nhiệm vụ thích hợp với khả năng và động cơ – Đảm bảo chăc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thiện hiệu quả nhất • Phân công nhiệm vụ thích hợp với khả năng và động cơ  Đảm bảo chắc nịch cho các nhiệm vụ được hoàn thiện hiệu quả nhất • Đảm bảo sự thăng bằng – Một dự án luôn thực hiện rất nhiều… khích lệ nhó, có ý kiến lạc quan thú vị) – Kỹ thuật thiết kế nhóm: Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ để lựa chọn người có chuyên môn và năng lực thích hợp – Xây dựng plan làm việc nhóm: Xác nhận mục tiêu rõ ràng, các công việc cần làm, phân công thành viên, phương thức tiến hành hợp lý – Họp nhóm: Khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên, mang lại thông tin phản hồi, ý kiến, giúp cho người nhóm … khác Thiện chí giao tiếp thể phẩm chất đạo đức người quan hệ với người khác • Thấu hiểu giao tiếp: Thông cảm với đối tượng giao tiếp, người có vị thấp Biết đặt vào vị trí đối tượng giao tiếp, biết… tư duy với đối tượng giao tiếp nhằm tạo đồng điệu giao tiếp – Phong thái giao tiếp: Là hệ thống lời nói, cử chỉ, điệu động tác, ứng xử tương đối ổn định người nhóm người giao tiếp Có đặc trưng… cách giao tiếp dân chủ Dấu hiệu: Đồng đẳng, gần gủi, thoải mái Tôn trọng đối tượng giao tiếp, ý đến dấu hiệu tâm lý cá nhân họ Lắng nghe đối tượng giao tiếp Ưu thế: Làm cho đối tượng giao