Những sự kiện đáng nhớ không thể tự dưng xảy ra. Việc lên plan và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện đều cần nỗ lực trong một khoảng thời gian nhất định. Cho dù đó là một hội nghị, hội thảo hay một ngày tri ân khách hàng, và dù bạn có ba tuần để lên plan hoặc cả năm, sự thành công phụ thuộc vào chính các cụ thể nhỏ của sự kiện.
Table of Contents
Quy trình tổ chức sự kiện
Dưới đây là 10 bước bạn cần thực hiện trước khi tổ chức sự kiện. Tuy đây là 10 bước tổng quát bạn cần phải thực hiện khi lên plan xây dựng quy trình tổ chức sự kiện cơ bản. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn cần làm, ngân sách, người tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các cụ thể sao cho thích hợp.
Quy trình tổ chức sự kiện mẫu thường dùng trong mọi sự kiện (Ảnh: Local Business Quảng cáo from Johnston Press)
Thiết lập mục tiêu của sự kiện
Bước trước nhất là thiết lập mục tiêu hữu hình, cụ thể (ví dụ: Vì sao bạn tổ chức sự kiện này và bạn muốn đạt được điều gì sau sự kiện?)
Thành lập đội ngũ và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện
Bất kỳ sự kiện nào cũng đòi hỏi nỗ lực của nhóm phối hợp để xử lý toàn bộ các cụ thể trong sự kiện. Xem xét việc xác nhận một người quản lý sự kiện chính (Sự kiện Manager) để điều hành việc:
- Quản lý vị trí
- Diễn giả
- Các tiết mục tiêu khiển
- Quảng cáo
- Nhà tài trợ
- Quản lý tự nguyện viên
Xây dựng đội ngũ là việc trước nhất trước khi xây dựng quy trình tổ chức sự kiện (Ảnh: Television Academy)
Lên lịch về thời gian
Việc lên ngày cụ thể có thể được set up trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:
- Cho mình đủ thời gian. Lý tưởng nhất, chúng ta nên có 4-6 tháng để lên plan (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
- Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
- Tránh các khoảng thời gian nghỉ học (ví dụ: kỳ nghỉ đông, xuân và hè)
- Xác minh ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
Quảng cáo sự kiện
Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi trội, bạn cần chọn một đề tài kịp thời và mê hoặc để có thể đối đầu với đối thủ. Điều này có nghĩa rằng bạn cần phải chọn một đề tài thu hút được và cần phải có 1 tên gọi thật sự ấn tượng. Vì tên gọi có thể là một Note trọng yếu, nhất là trên các phương tiện truyền thông.
- Brainstorm về tên sự kiện: Khi bạn đang tư duy về tên sự kiện, hãy tư duy về: sự kiện của bạn khác với sự kiện khác trong cùng ngành nghề như vậy nào? Bạn đang kì vọng gì để truyền đạt thông qua sự kiện này?
- Tạo một Tagline (slogan): Khi bạn đã tìm thấy một tên gọi, hãy phấn đấu tạo slogan – một slogan thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện.
- Thiết kế Logo: Bước cuối cùng sẽ có logo để biểu trưng được sự kiện của bạn. Logo có thể là công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả – phân phối nhận thức ngay nhanh chóng cho sự kiện của bạn trong toàn bộ các mục quảng cáo và vật dụng quảng cáo (ví dụ: Áo phông, lọ nước, túi xách, v.v.)
Quảng cáo sự kiện song song lên chương trình tổ chức sự kiện (Ảnh: Envato Elements)
Lên Master Plan (Plan tổng thể)
Plan này phải bao gồm toàn bộ các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:
- Vị trí, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
- Diễn giả / diễn giả (xác nhận, xác nhận, hậu cần và quản lý)
- Hoạt động / tiêu khiển
- Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: website và truyền bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, v.v.)
- Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
- Quản lý tài trợ / partners
- Quản lý tự nguyện viên
Kiểm tra và điều chỉnh
Để lập plan xây dựng quy trình tổ chức sự kiện, bạn phải là người quản lý thận trọng và có thể kiểm tra nhiều việc một lúc. Sau khoảng thời gian lên plan, người quản lý sẽ phân việc và kiểm tra các thành viên trong team đuổi theo đúng tiến độ. Hãy tìm một trợ lý đáng tin cậy để đơn giản hóa các nhiệm vụ quản trị của bạn. Hoặc sử dụng các PM trực tuyến trợ giúp để đơn giản hóa quy trình lập plan tổ chức sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, giải trình, đăng ký, v.v. Giảm thiểu công việc kỹ thuật mang đến cho bạn thêm không gian sáng tạo.
Xem thêmvàgt;> Sức mạnh của người dùng trong các những sự kiện khủng hoảng truyền thông
Xác nhận và thiết lập quan hệ partners và nhà tài trợ
Hãy xác nhận xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc mời gọi tài trợ để thanh toán ngân sách và tăng khả năng tham gia không? Khi bạn hợp tác với những người khác, họ sẽ góp phần trong việc truyền bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công. Chúng ta nên:
- Tìm kiếm các doanh nghiệp để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức nhà nước có thể muốn tài trợ bữa tối, phân phối vé vào cửa hoặc vật phẩm bán đấu giá thầm lặng chính cho tới những doanh nghiệp địa phương có khả năng phân phối hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, mặt hàng quà tặng, v.v. .
- Hợp tác với các tổ chức cộng đồng có khả năng phân phối vị trí và / hoặc trợ giúp tổ chức sự kiện hoặc chạy sự kiện.
Xác nhận và thiết lập quan hệ partners và nhà tài trợ là điều không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện
Tạo plan quảng cáo
Ngay cả với người diễn giả tuyệt vời nhất hoặc người trong ngành nghề tiêu khiển, bạn vẫn cần truyền bá để thu hút sự Note của khách hàng. Quảng cáo sự kiện có thể khởi đầu với thông báo trên website của bạn, lưu ý trong newsletter hoặc thư điện tử để lưu ngày. Sau đó tiếp đó là việc quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng quan hệ truyền thông và tiếp cận để khuyến khích khách hàng đăng ký. Và không có plan nào hoàn chỉnh nếu bạn không gửi lời cảm ơn và thổ lộ sự mang ơn tới các nhà tài trợ, cũng như không có các nội dung về các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.
Thiết lập ngân sách
Ngân sách cần phải xem xét và phối hợp từ các dự toán ban đầu cho toàn bộ các hạng mục chính được xác nhận trong Master Plan. Đừng quên cộng thêm bất kỳ ngân sách du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả, v.v.
Thiết lập ngân sách là việc vô cùng trọng yếu trong quy trình tổ chức sự kiện (Ảnh: Being Fibro Mom)
Quá trình nhận xét, rút kinh nghiệm
Làm sao để biết sự kiện có thành công không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện qua số lượng người đăng ký hoặc người tham gia hay nó phụ thuộc vào việc bạn có hòa vốn hoặc quyên góp được một số vốn nhất định?
Khi đặt mục tiêu ban đầu, bạn cũng nên suy xét cách đo lường mức độ thành công của nó. Nếu bạn đang sử dụng PM trợ giúp, bạn có thể dễ dàng theo dõi số đăng ký và ngân sách. Nhưng, nếu sự kiện của bạn liên quan đến việc theo dõi, ví dụ như một phiên đấu giá, thì bạn sẽ cần phải đặt một số quy trình nhất định để xác nhận hàng hóa được phân phối bằng hiện vật và tiền được huy động tại sự kiện. Nếu mục tiêu của sự kiện là nâng cao nhận thức, thì sau đó bạn sẽ phải thu thập dữ liệu trên các phương tiện truyền thông xã hội.
Tuyệt kỹ tổ chức sự kiện bạn cần phải có
Tuyệt kỹ teamwork (tuyệt kỹ làm việc nhóm)
Tổ chức sự kiện là việc của nhiều phòng ban cùng làm để tạo thành một tổng thể. Mỗi cá nhân trong đó sẽ có công việc khác nhau và phụ trách một nhiệm vụ riêng. Và mỗi cá nhân đều phải làm việc nhóm nên tuyệt kỹ làm việc nhóm là tuyệt kỹ vô cùng thiết yếu của người tổ chức sự kiện.
Tuyệt kỹ chịu đựng căng thẳng
Như tất cả chúng ta đã biết thỉ tổ chức sự kiện là nghề làm dâu trăm họ và sẽ có rất nhiều tình huống ngạc nhiên xảy ra khiến tác động lớn tới ngân sách và thời gian thực hiện. Chính vì thế, căng thẳng thời gian và nhiều căng thẳng khác sẽ thường xuyên xảy ra nên chịu được căng thẳng cũng là điều thiết yếu mà người tổ chức sự kiện cần phải có.
Tuyệt kỹ sáng tạo
Trong mỗi quy trình tổ chức sự kiện thì việc sáng tạo luôn cần phải có. Nếu bạn không sáng tạo, thì sự kiện của bạn sẽ không thể nổi trội hơn so với đối thủ. Linh hoạt trong công tác tổ chức và hoạch định được rủi ro để có phương án dự trữ sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả hơn.
Kết
Trên đây là tổng hợp các bước trong quy trình tổ chức sự kiện được MarketingAI tổng hợp và chia sẻ. Kì vọng rằng qua nội dung trên các bạn hiểu rằng cách tổ chức sự kiện và hiểu rằng làm sao để lên chương trình tổ chức sự kiện được thuật lợi nhất. Có thể thấy, nếu bạn trau dồi những tuyệt kỹ tổ chức sự kiện thì sẽ là một lợi thế để làm mọi sự kiện thành công.
Xem thêmvàgt;> [Infographic] Nằm lòng các cách sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để truyền bá sự kiện
Trang Ami – MarketingAI
Theo Wildapricot
Nhận xét post
